Neue Rechnung erstellen
Klicken Sie das Menü Verkäufe an und wählen Sie Neue Rechnung oder klicken Sie auf das Symbol Rechnung in der Symbolleiste von der Registerkarte Verkäufe und das Dialogfeld Neue Rechnung wird geöffnet.
Einen Verkaufsauftrag von einem vorhandenen Angebot, einer bestehenden Bestellung oder einem Rechnungsentwurf erstellen - Vom Drop-down-Menü Verwendung von oben links wählen Sie entweder Angebot, Bestellung oder Rechnungsentwurf aus. Dies öffnet eine Liste der angegebenen Datensätze. Wählen Sie das Angebot, die Bestellung oder den Rechnungsentwurf und klicken Sie auf das Symbol Auswählen in der Symbolleiste. Die Details vom Datensatz werden im Rechnungsformular erscheinen. Sie können an Informationen und Artikeln Bearbeitungen vornehmen und die Rechnung dann speichern.
Eine neue Rechnung erstellen - Beginnen Sie mit dem Ausfüllen der Rechnung, indem Sie den Kundennamen vom Drop-down-Menü Rechnungskunde wählen und dessen Rechnungs- und Lieferanschrift wird für Sie ausgefüllt. Wenn Sie eine Rechnung für einen neuen Kunden erstellen, geben Sie einfach dessen Namen in das Feld Rechnungskunde ein und füllen Sie das Adressfeld aus.
Geben Sie Artikel oder Services in die Rechnung ein, indem Sie irgendwo in die Artikelliste klicken, um einen neuen Artikeleintrag zu erstellen. Klicken Sie in die Zelle Artikel oder Beschreibung und verwenden Sie das Drop-down-Menü, um einen Artikel schnell über den Code oder die Beschreibung zu finden. Geben Sie für neue Artikel die Daten in die Rechnung ein und die Details werden für Sie zur Artikelliste hinzugefügt und sind verfügbar, wenn Sie das nächste Mal ein Angebot, eine Bestellung oder Rechnung erstellen möchten. Geben Sie die Stückzahl ein und die Gesamtsummen werden automatisch aktualisiert.
Speichern Sie die Rechnung, indem Sie Erfassen unten im Bildschirm anklicken. Für weitere Speicheroptionen, einschließlich Erfassen und Drucken, klicken Sie auf das Dreieck rechts neben der Schaltfläche Erfassen.
Für weitere Details zu den Feldern im Dialogfeld Neue Rechnung sehen Sie das Thema Neue Rechnung im Abschnitt Bildschirmreferenzen in diesem Handbuch an.
Wiederkehrenden Rechnungszeitplan erstellen
Wenn eine Rechnung regelmäßig erfüllt werden muss, lässt Express Accounts Sie einen Teil des Ablaufs automatisieren, indem wiederkehrende Rechnungszeitpläne erstellt werden.
Um einen wiederkehrenden Rechnungszeitplan zu erstellen, füllen Sie die Rechnung wie gewohnt aus und wählen Sie Als wiederkehrend speichern vom Drop-down-Menü unten. Dadurch wird das Dialogfeld Wiederkehrender Rechnungszeitplan angezeigt. Füllen Sie aus, wann die erste Rechnung geplant ist, wie häufig sie versandt werden soll, ob Sie die Rechnung speichern, drucken oder versenden möchten und klicken Sie dann OK, um den Zeitplan zu speichern.
Wenn der Versand einer wiederkehrenden Rechnung fällig ist, erscheint ein Link Wiederkehrende Rechnungen abarbeiten in der Aufgabenliste in der Explorer-Leiste. Klicken Sie auf diesen Link, damit Express Accounts alle wiederkehrenden Rechnungen abarbeitet, bei welchen der Versand geplant ist.
Sie können eine Liste mit allen wiederkehrenden Rechnungen anzeigen, indem Sie Wiederkehrende Rechnungen vom Menü Ansicht wählen. In der Liste der wiederkehrenden Rechnungen können Sie eine wiederkehrende Rechnung wählen und die Details der Rechnung oder auch den wiederkehrenden Zeitplan bearbeiten.
Für weitere Informationen zum Ausfüllen eines wiederkehrenden Rechnungszeitplans sehen Sie das Thema Wiederkehrender Rechnungszeitplan im Abschnitt Bildschirmreferenzen in diesem Handbuch an.
Vorhandene Rechnungen anzeigen
Um eine Liste aller Rechnungen anzuzeigen, klicken Sie das Symbol Ansicht in der Symbolleiste an und wählen Sie Rechnungen. Standardmäßig zeigt die Liste nur erfasste Rechnungen an. Um alle Rechnungen zu sehen oder nur Rechnungsentwürfe, verwenden Sie zur Auswahl das Drop-down-Menü namens Rechnungen zeigen.
Für weitere Informationen über die Rechnungsliste sehen Sie bitte das Thema Rechnungsliste im Abschnitt Bildschirmreferenzen in diesem Handbuch an.
Unbezahlte Rechnungen
Wenn es an der Zeit ist, überfällige Kunden zu kontaktieren, können Sie den Bericht Unbezahlte Konten oder die Kundenliste verwenden.
Bericht unbezahlter Konten - Um auf den Bericht Unbezahlte Konten zuzugreifen, klicken Sie im Hauptfenster auf die Registerkarte Berichte und wählen Sie Bericht unbezahlter Konten. Sie können die Liste nach Kunden oder Fälligkeitsdatum sortieren, um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wer mit seinen Zahlungen im Verzug ist.
Kundenliste - Um auf die Kundenliste zuzugreifen, klicken Sie das Symbol Ansicht in der Symbolleiste an und wählen Sie Kunden. Die Kundenliste zeigt an, was der Saldo von jedem Kunden ist, wann das früheste Fälligkeitsdatum ist und welche die letzte Rechnungsnummer war.
Automatische Aufstellungen versenden
Sie können automatische, monatliche Aufstellungen an Kunden senden, die überfällig sind. Dies wird durchgeführt, indem Sie auf Optionen in der Symbolleiste klicken, dann zur Registerkarte Sonstiges gehen und den Bereich Automatische Aufstellungen konfigurieren.
Zahlungen für Rechnungen erhalten
Um eine Zahlung für eine Rechnung abzuwickeln, klicken Sie in der Registerkarte Verkäufe auf die Schaltfläche Zahlung in der Symbolleiste. Dies öffnet das Dialogfeld Zahlung. Wählen Sie einen Kunden aus dem Kunden-Drop-down-Menü und dessen unbezahlte Rechnungen werden im Rechnungsbereich vom diesem Dialog erscheinen. Jeder Betrag, welcher in das Feld Betrag eingegeben wird, wird den Rechnungen in der Reihenfolge zugewiesen, in welcher sie fällig sind.
Beachten Sie, dass der Rechnungsbereich nur zu Ihrer Referenz ist. Express Accounts weist Zahlungen einem Kundenkonto zu, nicht einer bestimmten Rechnung.
Für weitere Informationen über das Dialogfeld Zahlung sehen Sie bitte das Thema Zahlung im Abschnitt Bildschirmreferenzen in diesem Handbuch an.
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