Seriendruck ist ein leistungsstarkes Hilfsmittel, welches in den meisten neuen Textverarbeitungsprogrammen enthalten ist. Wenn es verstanden und effektiv genutzt wird, kann es die Zeit exponentiell reduzieren, welche für Massenaufgaben benötigt wird, wie Briefe an Kunden senden. Dieser Abschnitt der Hilfe ist nicht nur auf Exporte von Express Accounts begrenzt. Wenn Sie sich die Zeit zum Lesen dieser Seite und zum Experimentieren nehmen, dann können Sie Seriendruck mit anderen Anwendungen einrichten und Ihre Produktivität weiter erhöhen. Zur Vereinfachung lesen Sie die Anweisungen vollständig, bevor Sie diesen Schritt für Schritt folgen.

Seriendruck ist ein 6-Schritt-Verfahren:

  1. Erstellen Sie eine Datendatei.
  2. Verbinden Sie die Datei mit einem Dokument.
  3. Schreiben Sie das Dokument, welches Sie Massenversenden möchten.
  4. Fügen Sie „Platzhalter“ in das Dokument ein, welche Teilen der Datendatei entsprechen.
  5. Wählen Sie aus, welche Einträge in der Datendatei die „Platzhalter“ füllen sollen.
  6. Führen Sie die Datendatei und das Dokument zusammen.
Seien Sie unbesorgt, falls etwas (oder alles) davon im Moment noch keinen Sinn ergibt. Alles ist unten stehend Schritt-für-Schritt beschrieben, wobei Express Accounts und Microsoft Office Word 2007 und Express Accounts und Open Office 2.2 Writer als Beispiele verwendet werden. Denken Sie beim Lesen daran, dass jedes Programm, welches mit einer Seriendruckfunktion wirbt, Möglichkeiten haben muss, die obigen Schritte durchzuführen. Sie müssen nur herausfinden, welche Schaltflächen dafür gedrückt werden müssen (und falls es nicht sofort klar ist, dann sollten Sie eventuell die Nutzung eines anderes Programms erwägen!).

Schritt 1: Erstellen Sie eine Dateidatei

In diesem Schritt wird eine Datei erstellt, die von jedem Programm, das die Zusammenführung durchführt, "verstanden" werden kann. Nahezu alle Programme, die Seriendrucke erstellen können (einschließlich Microsoft Word und Open Office Writer), können einen Dateityp namens "CSV" "verstehen". Wenn wir also eine Datendatei in Invoice erstellen möchten, exportiert Invoice die Datei automatisch als 'CSV'. Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten für CSV-Dateien innerhalb der Rechnung:

In unserem Beispiel werden wir die Kundendaten in eine CSV-Datei exportieren. Folgen Sie ähnliche Schritte, um die gefundenen unten, um einen Bericht exportieren, wählen einfach "Als CSV speichern" aus dem Dateimenü des Bildschirms Bericht.
  1. Gehe zu wählen Sie Kunden aus dem Hauptmenü anzeigen (oder drücken Sie könnte Strg+C)
  2. Wählen Sie die Kunden, die Sie, exportieren Sie die Daten aus (halten Sie Strg and klicken Sie auf mehrere Kunden möchten)
  3. Zur Kunde im Menü und wählen Sie exportieren Sie Daten für den Seriendruck
  4. Navigieren Sie zu dem Ordner die Datei und geben Sie einen Namen für die Datei, dann klicken Sie auf speichern. Stellen Sie sicher, dass Sie merken oder notieren, wo Sie die Datei gespeichert haben, wie dies später wissen müsst.
  5. Eine Box sollte pop-up sagen, ob der Export erfolgreich oder nicht war. Lesen Sie es und klicken Sie auf "OK".
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben nur die Datei exportiert enthält jetzt die folgenden Daten für die Kunden, die Sie ausgewählt:

Schritt 2: Verbinden Sie die Datei mit einem Dokument.

Dieser Schritt verbindet die Datendatei und das Dokument, bereit zum „Zusammenführen“. Anleitungen zur Durchführung in Microsoft Office Word 2007 und Open Office 2.2 Writer finden Sie unten.

Microsoft Office Word 2007

  1. Starten Sie Word.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte am oberen Rand der Fenster, das sagt "Mailings".
  3. Klicken Sie auf "Empfänger auswählen" in der Registerkarte "Mailing", dann scrollen Sie nach unten und wählen Sie "Verwendung bestehenden Liste..."
  4. Navigieren Sie zu dem Ordner, wo Sie die CSV-Datei exportiert, wählen Sie ihn und klicken Sie auf Öffnen.

Open Office 2.2 Writer

  1. Schriftsteller zu starten.
  2. Gehen Sie zu Datei, dann neu und wählen Sie dann Tabelle.
  3. Öffnen Sie die CSV-Datei im Fenster "Tabelle".
  4. Gehen Sie zu Datei dann speichern unter, wählen aus dem Drop-down-Box das dBASE-Format und klicken Sie auf speichern.
  5. Schließen Sie das Tabellenkalkulationsprogramm.
  6. Zurück im Writer gehen Sie zu Datei dann neu und wählen Sie dann Datenbank.
  7. Im Feld Wählen Sie "Verbinden mit einer vorhandenen Datenbank" dann aus der Drop-down-Menü wählen Sie dBASE, erscheint und klicken Sie auf Weiter.
  8. Klicken Sie auf Durchsuchen, und suchen Sie den Ordner, in dem Sie das Tabellenkalkulationsprogramm die dBASE-Datei gespeichert. Wählen Sie ihn und klicken Sie auf "OK", dann klicken Sie auf Weiter.
  9. Stellen Sie sicher, dass "Ja, registrieren die Datenbank für mich" und sowohl die Checkboxen werden nicht ausgewählt. Klicken Sie auf beenden und speichern Sie diese Datei, wo Sie die dBASE-Datei gespeichert.
  10. Schließlich gehen Sie auf Ansicht und klicken Sie auf "Datenquellen", wenn Sie die Datei nicht ist es dann im linken Fenster einen Rechtsklick auf gehen Sie zu "Registrierten Datenbanken..." wählen Sie Ihre Datei und klicken Sie auf ok.

Schritt 3: Das Dokument schreiben

Dies ist selbsterklärend. Sie müssen nur beachten, dass Sie eine Leerstelle lassen, wenn Sie etwas schreiben möchten, was in der gerade verbundenen Datendatei enthalten sein kann. Wenn Sie sich sicher fühlen, können Sie diesen Schritt mit dem nächsten kombinieren und Platzhalter zwischendurch einfügen, sodass Sie später nicht zurückkommen müssen.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie die Leerstellen einfügen, wo diese um die Platzhalter herum benötigt werden, sie werden nicht für Sie eingefügt, z. B. Hallo < < Kunden_Name> >, wird zu -> Hallo Daniel, zusammengeführt, wohingegen Hallo< < Kunden_Name> >, zu -> HalloDaniel, zusammengeführt wird.

Schritt 4: Platzhalter einfügen

In diesem Schritt wird dem Programm mitgeteilt, wohin unterschiedliche Teile der Datendatei gesetzt werden. Um dies durchzuführen, fügen Sie die Platzhalter dort ein, wo Sie normalerweise die Daten manuell eingeben. Wenn Sie letztendlich zusammenführen, werden diese Platzhalter mit Daten aus der Datendatei ersetzt.

Microsoft Office Word 2007

  1. Klicken Sie in den Teil der Datei, in welchen Sie den Platzhalter einfügen möchten.
  2. Klicken Sie „Seriendruckfeld einfügen“ in der Registerkarte Sendungen, rollen Sie das Bild nach unten und wählen den Platzhalter aus, welchen Sie einfügen möchten.

Open Office 2.2 Writer

  1. Klicken Sie das auf Plus neben Ihrer Datenbank im Fenster Datenquelle anzeigen.
  2. Klicken Sie auf das Plus neben dem Icon Tabellen.
  3. Doppelklicken Sie auf die aufgeführte Tabelle.
  4. Im Fenster rechts sollten alle Daten in Spalten gegliedert sein, welche in der Datei enthalten sind. Klicken Sie auf die Spaltennamen und ziehen diese dort in das Dokument, wo Sie die Platzhalter möchten.

Schritt 5: Teile der Datendatei auswählen

Microsoft Office Word 2007

  1. Klicken Sie „Empfängerliste bearbeiten“ in der Registerkarte Sendungen an.
  2. Setzen oder entfernen Sie Häkchen in den angebrachten Kästchen, die den Daten entsprechen, die Sie einfügen möchten.

Open Office 2.2 Writer

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Seriendruck“ in der Symbolleiste Datenquellen.
  2. Gehen Sie zum Schritt 6. Sie können die linken und rechten Pfeile anklicken, um anzuzeigen, wie das fertige Dokument aussehen wird. Wenn Sie einen bestimmten Teil der Datei nicht einbeziehen möchten, dann zeigen Sie diesen an und haken das Kästchen „Empfänger ausschließen“ an.

Schritt 6: Zusammenführen

Microsoft Office Word 2007

  1. Klicken Sie auf „Fertig stellen und zusammenführen“ in der Registerkarte Sendungen, rollen Sie das Bild nach unten und wählen „Einzelne Dokumente bearbeiten...“.
  2. Wählen Sie „Alle“ und drücken OK.
  3. Es wird ein neues Dokument eingeblendet, in welchem die gesamte Zusammenführung durchgeführt wurde! Stellen Sie sicher, dass Sie das Dokument drucken, e-mailen oder sonstiges, bevor Sie es schließen.

Open Office 2.2 Writer

  1. Noch im Seriendruck-Assistenten und mit Schritt 6 abgeschlossen, gehen Sie zu Schritt 8.
  2. Dieser öffnet das zusammengeführte Dokument. Hier werden Ihnen verschiedene Optionen präsentiert. Jede ist recht selbsterklärend.