Der Seriendruck ist ein leistungsstarkes Hilfsmittel, welches in den meisten neuen Textverarbeitungsprogrammen enthalten ist. Wenn es verstanden und effektiv genutzt wird, kann es die Zeit exponentiell reduzieren, die für Massenaufgaben benötigt wird, wie Briefe an Kunden versenden. Dieser Abschnitt der Hilfe ist nicht nur auf Exporte von Express Invoice begrenzt. Wenn Sie sich die Zeit zum Lesen dieser Seite und Experimentieren nehmen, dann können Sie Seriendruck mit anderen Anwendungen einrichten und Ihre Produktivität weiter erhöhen. Zur Vereinfachung lesen Sie die Anweisungen vollständig, bevor Sie diesen Schritt für Schritt folgen.

Seriendruck ist ein 6-Schritt-Verfahren:

  1. Erstellen Sie eine Datendatei.
  2. Verbinden Sie die Datei mit einem Dokument.
  3. Schreiben Sie das Dokument, welches Sie massenversenden möchten.
  4. Fügen Sie „Platzhalter“ in das Dokument ein, welche Teilen der Datendatei entsprechen.
  5. Wählen Sie aus, welche Einträge in der Datendatei die „Platzhalter“ füllen sollen.
  6. Führen Sie die Datendatei und das Dokument zusammen.
Seien Sie unbesorgt, falls etwas (oder alles) davon im Moment noch keinen Sinn ergibt. Alles ist unten stehend Schritt für Schritt beschrieben, wobei Express Invoice und Microsoft Office Word 2007 und Express Invoice und Open Office 2.2 Writer als Beispiele verwendet werden. Denken Sie beim Lesen daran, dass jedes Programm, welches mit einer Seriendruckfunktion wirbt, Möglichkeiten haben muss, die obigen Schritte durchzuführen, Sie müssen nur herausfinden, welche Schaltflächen dafür gedrückt werden müssen (und falls es nicht sofort klar ist, dann sollten Sie eventuell die Nutzung eines anderen Programms erwägen!).

Schritt 1: Erstellen Sie eine Dateidatei

Der Sinn von diesem Schritt besteht darin, eine Datei zu erstellen, die von dem Programm „verstanden“ wird, welches das Zusammenführen durchführt. Fast alle Programme, die Seriendruck durchführen können (einschließlich Microsoft Word und Open Office Writer), sind dazu fähig, einen Dateityp namens „CSV“ „zu verstehen“. Wenn wir also eine Datendatei in Express Invoice erstellen, exportiert Express Invoice diese Datei automatisch als „CSV“. Es gibt zwei unterschiedliche Möglichkeiten für CSV-Dateien innerhalb von Express Invoice:

In unserem Beispiel werden wir die Kundendaten in eine CSV-Datei exportieren. Zum Exportieren von Berichten folgen Sie ähnlichen Schritten wie den unten stehenden, wählen Sie nur „Als CSV speichern“ vom Dateimenü in der Berichtsmaske.
  1. Gehen Sie auf Ansicht und wählen Sie dann die Kunden vom Hauptmenü aus (oder drücken Sie Strg+C).
  2. Wählen Sie die Kunden aus, von welchen Sie die Daten exportieren möchten (halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie zur Auswahl auf mehrere Kunden).
  3. Gehen Sie auf Kunden im Menü und wählen Sie „In CSV exportieren (für Seriendruck)“.
  4. Navigieren Sie zu dem Ordner, in welchem Sie die Datei speichern möchten, geben Sie den Namen für die Datei ein und drücken Sie dann auf Speichern. Stellen Sie sicher, dass Sie sich aufschreiben oder merken, wo Sie die Datei gespeichert haben, da Sie diese später benötigen.
  5. Es sollte ein Kästchen eingeblendet werden, in welchem Ihnen mitgeteilt wird, ob der Export erfolgreich war oder nicht. Lesen Sie dies und klicken Sie OK.
Glückwunsch! Sie haben nun die Datei exportiert, welche die folgenden Daten für die von Ihnen ausgewählten Kunden enthält:

Schritt 2: Verbinden Sie die Datei mit einem Dokument

Dieser Schritt verbindet die Datendatei und das Dokument, bereit zum „Zusammenführen“. Anleitungen zur Durchführung in Microsoft Office Word 2007 und OpenOffice 2.2 Writer finden Sie unten.

Microsoft Office Word 2007

  1. Starten Sie Word.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Sendungen“ oben im Fenster.
  3. Klicken Sie auf „Empfänger auswählen“ in der Registerkarte Sendungen, scrollen Sie nach unten und wählen „Vorhandene Liste verwenden...“ aus.
  4. Navigieren Sie zu dem Ordner, in welchen Sie die CSV-Datei exportiert haben, wählen Sie diesen aus und klicken Sie auf Öffnen.

Open Office 2.2 Writer

  1. Starten Sie Writer.
  2. Gehen Sie auf Datei, dann Neu und wählen Sie Tabellenkalkulation.
  3. Öffnen Sie die CSV-Datei im Tabellenkalkulationsfenster.
  4. Gehen Sie auf Datei, dann Speichern als, wählen Sie vom Drop-down-Menü das dBASE-Format und klicken Sie Speichern.
  5. Schließen Sie das Tabellenkalkulationsprogramm.
  6. Zurück im Writer gehen Sie auf Datei, dann Neu und wählen Datenbank.
  7. In dem eingeblendeten Fenster wählen Sie „Verbindung mit vorhandener Datenbank herstellen“, wählen Sie dann vom Drop-down-Menü dBASE und klicken Sie Weiter.
  8. Klicken Sie auf Durchsuchen und suchen Sie nach dem Ordner, in welchem Sie die dBASE-Datei im Tabellenkalkulationsprogramm gespeichert haben. Wählen Sie diesen aus, klicken Sie OK und dann Weiter.
  9. Stellen Sie sicher, dass „Ja, Datenbank für mich registrieren“ ausgewählt ist und beide Kästchen NICHT ausgewählt sind. Klicken Sie auf Beenden und speichern Sie diese Datei dort, wo Sie die dBASE-Datei gespeichert haben.
  10. Gehen Sie nun auf Ansicht und klicken Sie auf „Datenquellen“, falls Ihre Datei dort nicht ist. Klicken Sie mit rechter Maustaste auf das linke Fenster, gehen Sie auf „Registrierte Datenbanken...“, wählen Sie Ihre Datei und klicken OK.

Schritt 3: Das Dokument schreiben

Dies ist selbsterklärend. Sie müssen nur darauf achten, dass Sie eine Leerstelle lassen, wenn Sie etwas schreiben möchten, was in der gerade verbundenen Datendatei enthalten sein kann. Wenn Sie sich sicher fühlen, können Sie diesen Schritt mit dem nächsten kombinieren und Platzhalter zwischendurch einfügen, sodass Sie später nicht zurückkommen müssen.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie Leerstellen dort einfügen, wo diese um die Platzhalter herum benötigt werden. Sie werden nicht für Sie eingefügt, z. B. Hallo < < Kunden_Name> >, wird zu -> Hallo Daniel, zusammengeführt, wohingegen Hallo< < Kunden_Name> >, zu -> HalloDaniel, zusammengeführt wird.

Schritt 4: Platzhalter einfügen

In diesem Schritt wird dem Programm mitgeteilt, wohin unterschiedliche Teile der Datendatei gesetzt werden. Um dies durchzuführen, fügen Sie die Platzhalter dort ein, wo Sie normalerweise die Daten manuell eingeben. Wenn Sie alles letztendlich zusammenführen, werden diese Platzhalter mit den Daten aus der Datendatei ersetzt.

Microsoft Office Word 2007

  1. Klicken Sie in den Teil der Datei, in welchen Sie den Platzhalter einfügen möchten.
  2. Klicken Sie auf „Seriendruckfeld einfügen“ in der Registerkarte Sendungen, scrollen Sie nach unten und wählen Sie den Platzhalter aus, welchen Sie einfügen möchten.

Open Office 2.2 Writer

  1. Klicken Sie auf das Plus neben Ihrer Datenbank im Fenster Datenquelle anzeigen.
  2. Klicken Sie auf das Plus neben dem Icon Tabellen.
  3. Doppelklicken Sie auf die aufgeführte Tabelle.
  4. Im Fenster rechts sollten Sie all die Daten in Spalten gegliedert sehen, welche in der Datei enthalten sind. Klicken Sie auf die Spaltennamen und ziehen diese dort in das Dokument, wo Sie die Platzhalter haben möchten.

Schritt 5: Teile der Datendatei auswählen

Microsoft Office Word 2007

  1. Klicken Sie „Empfängerliste bearbeiten“ in der Registerkarte Sendungen.
  2. Setzen oder entfernen Sie Häkchen in den angebrachten Kästchen, die den Daten entsprechen, die Sie einfügen möchten.

Open Office 2.2 Writer

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Seriendruck“ in der Symbolleiste Datenquellen.
  2. Gehen Sie zu Schritt 6, Sie können die linken und rechten Pfeile anklicken, um anzuzeigen, wie das fertige Dokument aussehen wird. Wenn Sie einen bestimmten Teil der Datei nicht einbeziehen möchten, dann zeigen Sie diesen vorab an und aktivieren Sie das Kästchen „Empfänger ausschließen“.

Schritt 6: Zusammenführen

Microsoft Office Word 2007

  1. Klicken Sie auf „Fertig stellen und zusammenführen“ in der Registerkarte Sendungen, scrollen Sie nach unten und wählen Sie „Einzelne Dokumente bearbeiten...“.
  2. Wählen Sie „Alle“ und drücken Sie OK.
  3. Es wird ein neues Dokument eingeblendet, in welchem die gesamte Zusammenführung durchgeführt ist! Stellen Sie sicher, dass Sie das Dokument drucken, e-mailen oder sonstiges, bevor Sie es schließen.

Open Office 2.2 Writer

  1. Noch im Seriendruck-Assistenten und mit Schritt 6 abgeschlossen, gehen Sie zu Schritt 8.
  2. Dies öffnet das zusammengeführte Dokument, hier werden Ihnen verschiedene Optionen präsentiert. Jede ist recht selbsterklärend.