Crear una factura nueva
Oprima menú 'ventas' y seleccione Factura nueva o presione el icono Factura en la barra de herramientas de la pestaña 'ventas', y se abrirá el cuadro de diálogo de la factura nueva.
Crear un pedido de venta a partir de un pedido, cotización existente o borrador de factura - Desde el menú desplegable Usar localizado en la parte superior izquierda, seleccione cotización, pedido o borrador de factura. Esto abrirá una lista de los registros especificados. Seleccione la cotización, pedido o borrador de factura y presione el icono 'seleccionar' en la barra de herramientas. La información del registro aparecerán en el formulario de la factura. Puede editar la información o artículos, y luego guardar la factura.
Crear una factura nueva - Comience a rellenar la factura seleccionando el nombre del cliente desde la lista desplegable Cliente de factura, y la información de la dirección de facturación y dirección de envío serán rellenados automáticamente. Si está creando una factura para un cliente nuevo, simplemente escriba su nombre en el campo Cliente de factura, y rellene su dirección.
Entre los artículos o servicios en la factura haciendo clic en cualquier lugar dentro de la lista de los artículos para crear una artículo nuevo. Haga clic dentro de la celda del Artículo o Descripción y use el menú desplegable para localizar rápidamente un artículo por el código o descripción. Para los artículos nuevos, introduzca los detalles en la factura y éstos serán añadidos a su lista de artículos automáticamente, y estarán disponibles la próxima vez que desee crear una cotización, pedido o factura. Introduzca la cantidad y los totales serán actualizados automáticamente.
Guardar la factura haciendo clic en Registrar localizado en la parte inferior de la pantalla. Para obtener más opciones de guardado, incluyendo 'registrar e imprimir', presione el triángulo al lado derecho del botón 'registrar'.
Para obtener más información sobre todos los campos en el cuadro de diálogo de la factura nueva, consulte el tema Factura nueva en la sección de las referencias de pantalla de este manual.
Crear una programación de facturas recurrentes
Si una factura necesita ser enviada regularmente, Express Accounts le permite automatizar parte del proceso creando programaciones de facturas recurrentes.
Para crear una programación de una factura recurrente, rellene la factura como de costumbre, luego seleccione Guardar como recurrente desde el menú desplegable en la parte inferior. Esto hace que aparezca el cuadro de diálogo de la Programación de facturas recurrentes. Rellene cuando debe ser programada la primera factura, la frecuencia con la cual debe ser enviada, las medidas a tomar para guardar, imprimir o enviar la factura y luego presione 'aceptar' para guardar la programación.
Cuando una factura recurrente debe ser enviada, aparece un enlace Ejecutar facturas recurrentes en la lista de los pendientes en la barra del explorador. Oprima este enlace para que Express Accounts ejecute todas las facturas recurrentes que han sido programadas para que sean enviadas.
Puede ver una lista de todas las facturas recurrentes seleccionando Facturas recurrentes desde el menú Vista. Desde la lista de facturas recurrentes, seleccione una factura recurrente y edite los detalles de la factura, o edite la programación recurrente.
Para obtener más información sobre cómo rellenar la programación de una factura recurrente, consulte el tema Programación de facturas recurrentes en la sección de las referencias de pantalla de este manual.
Ver facturas existentes
Para ver una lista de todas las facturas, presione el icono Vista en la barra de herramientas y seleccione Facturas. De manera predeterminada, la lista muestra sólo las facturas registradas. Para ver una lista de todas las facturas, o para simplemente crear el borrador de una factura, use el menú desplegable denominado Mostrar facturas para hacer una selección.
Para obtener más información sobre la lista de las facturas, consulte el tema Lista de facturas en la sección de las referencias de pantalla de este manual.
Facturas pendientes de pago
Cuando llegue el momento de contactar a los clientes atrasados, puede usar el informe de las cuentas no pagadas o la lista de los clientes.
Informe de cuentas pendientes de pago - Para acceder al informe de las cuentas pendientes de pago, haga clic en la pestaña Informes y seleccione Informe de cuentas pendientes de pago desde la ventana principal. Puede ordenar la lista por clientes o fecha de vencimiento para darle una idea de quienes están atrasados en los pagos.
Lista de clientes - Para acceder a la lista de los clientes, presione el icono Vista en la barra de herramientas y seleccione Clientes. La lista de clientes muestra el saldo de cada uno de los clientes, cuando es la fecha de vencimiento más cercana y cual fue el número de la última factura.
Enviar estados de cuenta automáticos
Puede enviar automáticamente estados de cuenta mensuales a los clientes que están atrasados. Esto se puede realizar haciendo clic en Opciones en la barra de herramientas, luego ir a la pestaña 'empresa' y la sección para configurar los estados de cuenta automáticos.
Recibir pago por facturas
Para aplicar un pago a una factura, desde la pestaña 'ventas' presione el botón Pago en la barra de herramientas. Esto abre el cuadro de diálogo de los pagos. Seleccione un cliente desde el menú desplegable del cliente y las facturas pendientes de pago aparecerán en la sección de las facturas en esta ventana. Cualquier cantidad introducida en el campo del importe será aplicado a las facturas en el orden que corresponde.
Tenga en cuenta que la sección de las facturas es sólo para su referencia. Express Accounts aplica los pagos en la cuenta del cliente y no a facturas específicas.
Para obtener más información sobre el cuadro de diálogo de los pagos, consulte el tema Pago en la sección de las referencias de pantalla de este manual.
Véase también: