La combinación de correspondencia es una herramienta muy potente que está incluida en las aplicaciones de procesamiento de texto más recientes. Cuando se comprende y es usado de manera efectiva, puede reducir el tiempo que toma para realizar tareas por volumen, como el envío de cartas a los clientes, exponencialmente. Esta sección de la ayuda no está limitado simplemente a las exportaciones desde la factura, si se toma el tiempo para leer y experimentar con lo que se dice en esta página puede configurar una combinación de correo con otras aplicaciones aumentando mucho más la productividad. Para hacer las cosas más fáciles, lea las instrucciones completamente antes de seguirlas paso a paso.

La combinación de correo es un proceso de 6 pasos:

  1. Crear un archivo de datos.
  2. Conectar el archivo a un documento.
  3. Escribir el documento que desea enviar por volumen.
  4. Insertar 'marcadores de posición' en el documento que corresponde a las partes del archivo de datos.
  5. Seleccionar cuales entradas en el archivo de datos van a rellenar los 'marcadores de posición'.
  6. Combinar el archivo de datos y el documento
Si alguno (o todo) no tiene sentido no se preocupe, todo se encuentra detallado paso a paso a continuación usando Invoice y Microsoft Office Word 2007 e Invoice y Open Office 2,2 Writer como ejemplos. Mientras lee, tenga en mente que cualquier programa que anuncia una función de combinación de correo debe tener formas de hacer los pasos anteriores, todo lo que tiene que hacer es entender los botones que debe presionar para hacerlos (si no es inmediatamente evidente, entonces quizá deba considerar el uso de otro programa).

Paso 1: Crear un archivo de datos

El objetivo de este paso es la creación de un archivo que pueda ser 'comprendido' por cualquier programa que está haciendo la combinación. Casi todos los programas que pueden combinar correspondencia (incluyendo Microsoft Word y Open Office Writer) son capaces de 'entender' un tipo de archivo llamado 'CSV', así que cuando queremos crear un archivo de datos desde la factura, Invoice 'exporta' automáticamente el archivo como 'CSV'. Hay dos diferentes posibilidades de archivos CSV dentro de factura:

En nuestro ejemplo exportaremos la información del cliente a un archivo CSV. Siga los pasos similares a los que se encuentran a continuación para exportar un informe, seleccione 'guardar como CSV' desde el menú archivo en la pantalla de informe.
  1. Vaya a Vista, luego seleccione clientes desde el menú principal (o presione Ctrl+C)
  2. Seleccione los clientes de quienes desea exportar los datos (mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic para seleccionar a varios clientes)
  3. Vaya al menú 'cliente' y seleccione 'exportar datos para combinación de correo'
  4. Vaya a la carpeta en donde desea el archivo, escriba un nombre para el archivo y haga clic en guardar. Asegúrese de recordar o anotar donde ha guardado el archivo ya que necesitará recordar esto más tarde.
  5. Debería aparecer un cuadro avisando si la exportación se ha realizado correctamente o no. Léalo y haga clic en aceptar.
¡Felicitaciones! Ahora acaba de exportar el archivo, que ahora contiene todos los siguientes datos para los clientes que ha seleccionado:

Paso 2: Conectar el archivo a un documento

Este paso contiene el archivo de datos y el documento juntos y listos para ser 'combinados'. Las instrucciones sobre cómo hacer esto para Microsoft Office Word 2007 y Open Office 2,2 Writer están a continuación.

Microsoft Office Word 2007

  1. Iniciar Word.
  2. Haga clic en la pestaña en la parte superior de la ventana que dice 'correspondencia'.
  3. Haga clic en 'seleccionar destinatarios' en la pestaña 'correspondencia', luego muévase hacia abajo y seleccione 'usar lista existente...'
  4. Vaya a la carpeta en donde exportó el archivo CSV, selecciónelo y oprima 'abrir'.

Abrir Office 2.2 Writer

  1. Iniciar Writer.
  2. Vaya a 'archivo', luego 'nuevo' y seleccione 'hoja de cálculo'.
  3. En la ventana de la hoja de cálculo abra el archivo CSV.
  4. Vaya a 'archivo', 'guardar como' y desde el menú desplegable seleccione el formato dBASE y presione 'guardar'.
  5. Cierre el programa de hoja de cálculo.
  6. De regreso en Writer, vaya a 'archivo', luego 'nuevo' y seleccione 'base de datos'.
  7. En el cuadro que aparece seleccione 'conectarse a una base de datos existente' y luego desde el menú desplegable seleccione dBASE y oprima 'siguiente'.
  8. Oprima 'examinar' y busque la carpeta donde ha guardado el archivo dBASE en el programa de hoja de cálculo. Selecciónelo y presione 'aceptar', luego 'siguiente'.
  9. Asegúrese que esté seleccionado 'sí, registrar la base de datos por mi' y las dos casillas de verificación NO estén seleccionadas. Oprima 'finalizar' y guarde este archivo donde guardó el archivo dBASE.
  10. Para terminar, vaya a 'ver' y haga clic en 'orígenes de datos' si su archivo no está ahí entonces haga clic con el botón derecho del ratón en la ventana izquierda, vaya a 'base de datos registradas...', seleccione su archivo y haga clic en aceptar.

Paso 3: Escribir el documento

Es evidente y se explica por sí mismo. La única diferencia es que cada vez que desee escribir algo que está contenido en el archivo de datos que acaba de conectar, deje un espacio. Si te siente seguro, puede combinar este paso con el siguiente insertando marcadores de posición a medida que avanza para evitar que tenga que volver más tarde.

Sugerencia: Asegúrese de poner espacios donde sean estos necesarios alrededor de los marcadores de posición, estos no se ponen automáticamente. Por ejemplo, Estimado < < nombre_del_cliente> >, se combina como -> Estimado Juan, mientras que Estimado< < nombre_del_cliente> >, se combina como -> EstimadoJuan,

Paso 4: Insertar marcadores de posición

Este paso es para decirle al programa en dónde colocar las diferentes partes del archivo de datos. Para ello debe insertar marcadores de posición en donde generalmente escribiría manualmente los datos. Cuando finalmente hace la combinación, estos marcadores de posición serán reemplazados con datos de los archivos de datos.

Microsoft Office Word 2007

  1. Haga clic en la parte del documento en donde desea insertar el marcador de posición.
  2. En la pestaña 'correspondencia' haga clic en 'insertar campo de combinación', desplácese hacia abajo y seleccione el marcador de posición que desea insertar.

Open Office 2,2 Writer

  1. Haga clic en el signo de suma al lado de su base de datos en la ventana para ver origen de datos.
  2. Haga clic en el signo de suma junto al icono 'tablas'.
  3. Hacer doble clic en la tabla que aparece en la lista.
  4. En la ventana de la derecha debería ver todos los datos contenidos en el archivo organizado en columnas. Haga clic y arrastre la columna de los nombres al documento donde desea los marcadores de posición.

Paso 5: Seleccione partes del archivo de datos

Microsoft Office Word 2007

  1. En la pestaña 'correspondencia' haga clic en 'editar lista de destinatarios'.
  2. Marque o desmarque las casillas respectivas que correspondan a los datos que desea insertar.

Open Office 2,2 Writer

  1. Haga clic en el botón 'combinar correspondencia' en la barra de herramientas de los orígenes de datos.
  2. Vaya al paso 6, presione las flechas izquierda y derecha para una vista preliminar del documento, si hay una sección en particular que no desea incluir entonces haga una vista previa y marque la casilla 'excluir este destinatario'.

Paso 6: Combinación

Microsoft Office Word 2007

  1. En la pestaña 'correspondencia' haga clic en 'finalizar y combinar', desplácese hacia abajo y seleccione 'editar documentos individuales...'
  2. Seleccione 'todo' y presione 'aceptar'
  3. Aparecerá un documento nuevo con toda las combinaciones ya listas. Asegúrese de guardar, imprimir, enviar por correo electrónico o hacer lo que desea con el documento antes de cerrarlo.

Open Office 2,2 Writer

  1. Si aún está en el asistente de la combinación de correo al terminar el paso 6 vaya al paso 8.
  2. Se abrirá el documento combinado, en donde se presentan varias opciones. Cada una es evidente y se explica por sí misma.