Un archivo de proyecto solo almacena las rutas de los archivos multimedia (incluyendo archivos de vídeo, audio e imagen) y no todos los contenidos del archivo. Cuando se carga un archivo de proyecto, este intenta buscar y cargar los archivos multimedia usando esas rutas de archivo. Si un archivo multimedia ha sido movido o eliminado, o el archivo de proyecto en sí ha sido copiado o movido a otro equipo, VideoPad no podrá encontrar los archivos multimedia originales.

Para hacer una copia de seguridad de un proyecto y todos sus archivos multimedia, o para mover un proyecto y todos sus contenidos a otro equipo, seleccione Archivo -> Hacer copia de seguridad de archivos del proyecto en carpeta, o Guardar proyecto portátil como. Esto guardará una copia nueva del archivo de proyecto (.vpj) en la carpeta seleccionada, y todos los archivos multimedia en el proyecto también serán copiados dentro de la misma carpeta. La carpeta completa puede ser entonces guardada en una copia de seguridad multimedia, o copiada y movida a otro equipo.