Dans la boîte de dialogue Paiements et achats, vous pouvez consigner les détails de toute transaction d'achat ou de paiement et ensuite allouer le montant à deux comptes ou plus. Pour créer une écriture d'achat ou de paiement sous l'onglet Accueil, cliquez sur Émettre un paiement dans la barre latérale gauche, sous le menu Transactions. Vous pouvez aussi utiliser l'onglet Achats et cliquez sur le bouton Paiement dans la barre supérieure ou cliquez sur le bloc Paiement ou achat immédiat. Dans la version Web, vous pouvez ouvrir cette boîte de dialogue en cliquant sur le lien Émettre un paiement dans la page principale ou avec le bouton Ajouter un nouveau chèque de l'onglet Liste des chèques.

Date de la transaction

Sélectionnez la date de cette transaction.

Bénéficiaire

Sélectionnez le fournisseur correspondant à cette transaction. Vous pouvez ouvrir la fenêtre Liste des fournisseurs pour sélectionner un fournisseur ou en créer un nouveau en cliquant sur le bouton Liste des fournisseurs.

Compte

Sélectionnez le compte auquel cette transaction sera imputée.

Solde du compte

Le solde du compte sélectionné plus haut s'affiche dans ce champ à titre de référence.

Méthode

Sélectionnez le mode de paiement de cette transaction. Les modes de paiement de votre entreprise sont configurées dans la fenêtre Options -> Paiements.

Montant

Entrez le montant de l'encaissement ou du dépôt.

Numéro de référence

Ce champ est facultatif. Vous pouvez l'utiliser pour améliorer la gestion de vos paiements, comme dans le cas d'un numéro de facture provenant d'un fournisseur. Si vous entrez le paiement comme chèque, cette référence s'affichera sur le chèque lorsque vous l'imprimerez.

Référence de la transaction

L'ID de référence de la transaction figure déjà dans le champ. Si vous souhaitez entrer un autre ID, vous pouvez le faire ici.

N° chèque :

Ce champ n'est disponible que si l'option « Chèque » est sélectionnée comme mode de paiement. Les numéros de chèques sont générés automatiquement par Express Accounts, mais vous pouvez entrer un autre numéro le cas échéant.

Note de journal

Ajoutez une note à propos de cette transaction pour vous aider à l'identifier sur le journal.

Affectation de compte

Affectez des montants aux comptes de cette écriture. Cliquez dans le tableau pour ajouter un compte. Sélectionnez un compte par le numéro ou le nom en cliquant soit sur la cellule Numéro, soit sur la cellule Nom et sélectionnez un compte. Veillez à bien ajouter les comptes de débit et de crédit et à cliquer sur Enregistrer lorsque les montants des comptes sont équilibrés.

Montant déséquilibré

Si les comptes de débit et de crédit sont déséquilibrés, le montant déséquilibré s'affiche sous la liste Affectation de compte.

Utiliser les modèles (version bureau uniquement)

Avant d'entrer toute information dans la boîte de dialogue, le bouton Utiliser le modèle est disponible. Cliquez sur ce bouton pour remplir les écritures d'encaissement ou de dépôt avec les détails d'un modèle de transaction que vous avez créé précédemment.

Enregistrer comme modèle (version bureau uniquement)

Vous pouvez créer un modèle de transactions que vous réalisez souvent pour gagner du temps. Pour créer un nouveau modèle, remplissez d'abord les détails de la transaction dans la fenêtre Encaissements et dépôts, puis cliquez sur le bouton Enregistrer comme modèle dans le coin inférieur gauche de la boîte de dialogue. Il vous sera demandé de donner un nom au modèle, puis les détails seront enregistrés sur une liste à laquelle vous pourrez accéder la prochaine fois que vous aurez besoin d'appliquer la transaction au journal.

Options d'enregistrement

Lorsque vous vous apprêtez à imputer votre paiement, vous pouvez sélectionner les options d'enregistrement au bas de la fenêtre. Cliquez sur la partie principale du bouton pour simplement enregistrer le paiement ou sélectionnez Enregistrer et imprimer le chèque en cliquant sur la flèche sur le côté droit de ce bouton.