Date de la transaction
Sélectionnez la date de cette transaction.
Bénéficiaire
Sélectionnez le fournisseur correspondant à cette transaction. Vous pouvez ouvrir la fenêtre Liste des fournisseurs pour sélectionner un fournisseur ou en créer un nouveau en cliquant sur le bouton Liste des fournisseurs.
Compte
Sélectionnez le compte auquel cette transaction sera imputée.
Solde du compte
Le solde du compte sélectionné plus haut s'affiche dans ce champ à titre de référence.
Méthode
Sélectionnez le mode de paiement de cette transaction. Les modes de paiement de votre entreprise sont configurées dans la fenêtre Options -> Paiements.
Montant
Entrez le montant de l'encaissement ou du dépôt.
Numéro de référence
Ce champ est facultatif. Vous pouvez l'utiliser pour améliorer la gestion de vos paiements, comme dans le cas d'un numéro de facture provenant d'un fournisseur. Si vous entrez le paiement comme chèque, cette référence s'affichera sur le chèque lorsque vous l'imprimerez.
Référence de la transaction
L'ID de référence de la transaction figure déjà dans le champ. Si vous souhaitez entrer un autre ID, vous pouvez le faire ici.
N° chèque :
Ce champ n'est disponible que si l'option « Chèque » est sélectionnée comme mode de paiement. Les numéros de chèques sont générés automatiquement par Express Accounts, mais vous pouvez entrer un autre numéro le cas échéant.
Note de journal
Ajoutez une note à propos de cette transaction pour vous aider à l'identifier sur le journal.
Affectation de compte
Affectez des montants aux comptes de cette écriture. Cliquez dans le tableau pour ajouter un compte. Sélectionnez un compte par le numéro ou le nom en cliquant soit sur la cellule Numéro, soit sur la cellule Nom et sélectionnez un compte. Veillez à bien ajouter les comptes de débit et de crédit et à cliquer sur Enregistrer lorsque les montants des comptes sont équilibrés.
Montant déséquilibré
Si les comptes de débit et de crédit sont déséquilibrés, le montant déséquilibré s'affiche sous la liste Affectation de compte.
Utiliser les modèles (version bureau uniquement)
Avant d'entrer toute information dans la boîte de dialogue, le bouton Utiliser le modèle est disponible. Cliquez sur ce bouton pour remplir les écritures d'encaissement ou de dépôt avec les détails d'un modèle de transaction que vous avez créé précédemment.
Enregistrer comme modèle (version bureau uniquement)
Vous pouvez créer un modèle de transactions que vous réalisez souvent pour gagner du temps. Pour créer un nouveau modèle, remplissez d'abord les détails de la transaction dans la fenêtre Encaissements et dépôts, puis cliquez sur le bouton Enregistrer comme modèle dans le coin inférieur gauche de la boîte de dialogue. Il vous sera demandé de donner un nom au modèle, puis les détails seront enregistrés sur une liste à laquelle vous pourrez accéder la prochaine fois que vous aurez besoin d'appliquer la transaction au journal.
Options d'enregistrement
Lorsque vous vous apprêtez à imputer votre paiement, vous pouvez sélectionner les options d'enregistrement au bas de la fenêtre. Cliquez sur la partie principale du bouton pour simplement enregistrer le paiement ou sélectionnez Enregistrer et imprimer le chèque en cliquant sur la flèche sur le côté droit de ce bouton.