La fonctionnalité Fusion et publipostage est un outil puissant qui fait partie intégrante de la plupart des applications de traitement de texte récents. Lorsqu'elle est bien comprise et utilisée de manière efficace, elle peut réduire la durée de tâches en nombre telles que l'envoi de lettres aux clients, et ce de manière exponentielle. Cette section de l'aide ne se limite pas non plus uniquement à l'exportation de factures, si vous prenez le temps de lire et d'expérimenter avec les conseils fournis sur cette page, vous pouvez paramétrer la fonctionnalité Fusion et publipostage avec d'autres applications, pour augmenter encore davantage votre productivité. Pour vous faciliter la tâche, veuillez lire les instructions dans leur intégralité avant de les mettre en pratique étape par étape.

Le processus Fusion et publipostage se déroule en 6 étapes :

  1. Créer un fichier de données.
  2. Connecter le fichier à un document.
  3. Rédiger le document que vous souhaitez envoyer en nombre.
  4. Insérer dans le document des « espaces réservés » correspondant à certaines parties du fichier de données.
  5. Sélectionner les entrées du fichier de données devant remplir les « espaces réservés ».
  6. Fusionner le fichier de données et le document.
Si certaines (ou l'ensemble) de ces opérations vous semblent incompréhensibles, ne vous inquiétez pas, tout est expliqué en détail étape par étape plus bas en prenant pour exemple Express Invoice et Microsoft Office Word 2007, ainsi qu'Express Invoice et Open Office 2.2 Writer. Il faut savoir que lorsque vous lisez ces conseils, tout programme faisant état d'une fonctionnalité de fusion et publipostage doit disposer de moyens de réaliser les opérations ci-dessus, il ne vous reste donc qu'à savoir sur quel bouton cliquer pour les réaliser (et si cela n'est pas immédiatement évident, vous devriez peut-être songer à utiliser un autre programme !).

Étape 1 : Créer un fichier de données

Le but de cette étape est de créer un fichier capable d'être « compris » par tout programme réalisant la fusion. Presque tous les programmes capables de réaliser la fusion et le publipostage (dont Microsoft Word et Open Office Writer) peuvent « comprendre » un type de fichier nommé « CSV », donc lorsque nous souhaitons créer un fichier dans Express Invoice, celui-ci « exporte » automatiquement le fichier au format « CSV ». Il existe deux possibilités différentes pour les fichiers CSV dans Express Invoice :

Pour cet exemple, nous procéderons à l'exportation des détails d'un client vers un fichier CSV. Suivez des étapes similaires à celles indiquées plus bas pour exporter un rapport, sélectionnez simplement « Enregistrer comme fichier CSV » dans le menu du fichier de l'écran du rapport.
  1. Cliquez sur Afficher, puis sélectionnez Clients dans le menu principal (ou cliquez sur Ctrl+C).
  2. Sélectionnez les clients dont vous souhaitez exporter les données (maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez pour sélectionner plusieurs clients).
  3. Sélectionnez l'option Client dans le menu et sélectionnez « Exporter les données pour fusion et publipostage ».
  4. Naviguez vers le dossier dans lequel vous souhaitez placer le fichier et entrez son nom, puis cliquez sur Enregistrer. Veillez à mémoriser ou inscrivez l'emplacement d'enregistrement du fichier car vous devrez le savoir plus tard.
  5. Une boîte de dialogue doit s'afficher pour indiquer si l'exportation a réussi ou non. Lisez-la et cliquez sur OK.
Félicitations ! Vous venez d'exporter le fichier, qui contient maintenant les données suivantes pour les clients que vous avez sélectionnés :

Étape 2 : Connecter le fichier à un document

Cette étape connecte le fichier de données et le document et les prépare à être « fusionnés ». Des instructions pour permettre de réaliser cette opération dans Microsoft Office Word 2007 et Open Office 2.2 Writer figurent ci-dessous.

Microsoft Office Word 2007

  1. Démarrez Word.
  2. Cliquez sur l'onglet dans la partie supérieure de la fenêtre indiquant « Publipostages ».
  3. Cliquez sur « Sélectionner les destinataires » dans l'onglet Publipostage, puis faites défiler vers le bas et sélectionnez « Utiliser la liste existante... ».
  4. Naviguez vers le dossier dans lequel vous avez exporté le fichier CSV, sélectionnez-le et cliquez sur Ouvrir.

Open Office 2.2 Writer

  1. Démarrez Writer.
  2. Allez dans Fichier, puis Nouveau, et sélectionnez Classeur.
  3. Dans la fenêtre du tableur, ouvrez le fichier CSV.
  4. Allez dans Fichier, puis Enregistrer sous, dans la liste déroulante, sélectionnez le format dBASE et cliquez sur Enregistrer.
  5. Fermez le programme de classeur.
  6. De retour dans Writer, allez dans Fichier, puis Nouveau, et sélectionnez Base de données.
  7. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez l'option « Se connecter à une base de données existante », puis, dans la liste déroulante, sélectionnez dBASE et cliquez sur Suivant.
  8. Cliquez sur Parcourir et recherchez le dossier dans lequel vous avez enregistré le fichier dBASE dans le programme de classeur. Sélectionnez-le et cliquez sur OK, puis cliquez sur Suivant.
  9. Veillez à sélectionner « Oui, je souhaite que l'assistant référence la base de données » et vérifiez que les deux cases NE SONT PAS sélectionnées. Cliquez sur Terminer et enregistrez le fichier dans lequel vous avez enregistré le fichier dBASE.
  10. Enfin, allez dans Affichage et cliquez sur « Sources de données » si votre fichier ne s'y trouve pas et cliquez avec le bouton droit dans la fenêtre de gauche et allez dans « Bases de données enregistrées... », sélectionnez votre fichier et cliquez sur OK.

Étape 3 : Rédiger le document

Cette opération est assez explicite. La seule différence est que lorsque vous souhaitez rédiger un élément devant être contenu dans le fichier de données que vous venez de connecter, laissez un espace. Si vous vous sentez en confiance, vous pouvez combiner cette étape à la suivante en insérant des espaces réservés à mesure de votre progression pour vous épargner d'avoir à y revenir plus tard.

Conseil : veillez à placer des espaces à l'endroit où ils sont nécessaires autour des espaces réservés, car ils n'y sont pas placés automatiquement (par exemple : Cher/Chère < < Nom_Client> >, fusionne en -> Cher/Chère Jean, alors que Cher/Chère< < Nom_Client> >, fusionne en -> Cher/ChèreJean,

Étape 4 : Insérer des espaces réservés

Cette étape sert à indiquer au programme où placer différents éléments du fichier de données. Pour ce faire, vous insérez des espaces réservés là où vous entreriez normalement les données à la main. Lorsque vous les fusionnerez au final, ces espaces réservés seront remplacés par les données du fichier de données.

Microsoft Office Word 2007

  1. Cliquez sur la partie du document dans laquelle vous souhaitez insérer un espace réservé.
  2. Cliquez sur « Insérer champ de fusion » dans l'onglet Publipostage, puis faites défiler vers le bas et sélectionnez l'espace réservé que vous souhaitez insérer.

Ouvrez Office 2.2 Writer

  1. Cliquez sur le symbole plus (+) en regard de votre base de données dans la fenêtre d'affichage de la source de données.
  2. Cliquez sur le symbole plus (+) en regard de l'icône Tableaux.
  3. Double-cliquez sur le tableau figurant dans la liste.
  4. Dans la fenêtre de droite, vous devriez voir toutes les données contenues dans le fichier, organisées en colonnes. Cliquez et faites glisser les noms de colonnes dans le document où vous souhaitez disposer les espaces réservés.

Étape 5 : Sélectionner certains éléments du fichier de données

Microsoft Office Word 2007

  1. Cliquez sur « Modifier la liste de destinataires » dans l'onglet Publipostage.
  2. Cochez ou désélectionnez les cases adéquates qui correspondent aux données que vous souhaitez insérer.

Ouvrez Office 2.2 Writer

  1. Cliquez sur le bouton « Mailing » de la barre d'outils des sources de données.
  2. Passez à l'étape 6, vous pouvez cliquez sur les flèches gauche ou droite pour afficher un aperçu du document une fois que celui-ci sera terminé, si vous souhaitez exclure un élément particulier du fichier, affichez-en l'aperçu et cochez la case « Exclure ce destinataire ».

Étape 6 : Fusion et publipostage

Microsoft Office Word 2007

  1. Cliquez sur « Terminer et fusionner » dans l'onglet Publipostage, faites défiler vers le bas et sélectionnez l'option « Modifier des documents individuels... ».
  2. Sélectionnez « Tous » et cliquez sur OK.
  3. Un nouveau document s'ouvre avec la totalité de la fusion réalisée ! Veillez à enregistrer, imprimer, envoyer par courriel ou faire tout ce que vous souhaitez faire avec le document avant de le fermer.

Ouvrez Office 2.2 Writer

  1. Toujours dans l'assistant de mailing après avoir terminé l'étape 6, passez à l'étape 8.
  2. Cela permet d'ouvrir le document fusionné, à partir de ce point plusieurs options se présentent à vous. Chacune est assez explicite.