È possibile utilizzare Express Accounts per addebitare i clienti con la creazione di fatture professionali.

Creare una nuova fattura

Fare clic sul menu Vendite e selezionare Nuova fattura o fare clic sull'icona Fattura della barra degli strumenti della scheda Vendite; si aprirà una finestra di dialogo Nuova Fattura.

Creare un ordine cliente da un preventivo in essere o da bozza fattura - Dal menu a discesa Utilizza in alto a sinistra, selezionare Preventivo, Ordine o Bozza fattura. Questa operazione aprirà il relativo elenco di record. Selezionare una delle tre opzioni e fare clic sull'icona di selezione posta nella barra degli strumenti. I dettagli del record appariranno sul modulo della fattura. È possibile effettuare modifiche a informazioni o articoli, quindi salvare la fattura.

Crea nuova fattura - Iniziare con la compilazione della fattura selezionando il nome del cliente dalla casella a discesa Fattura cliente . L'indirizzo di fatturazione e di spedizione verrà compilato automaticamente. Se si crea una fattura per un nuovo cliente, digitare semplicemente il suo nome nel campo Fattura cliente e inserire il suo indirizzo.

Per creare un nuovo articolo , inserire articoli o servizi nella fattura facendo clic in qualsiasi punto dell'elenco articoli. Fare clic nella cella Articolo o Descrizione e utilizzare il menu a discesa per localizzare velocemente un articolo per mezzo del suo codice o della sua descrizione. Per i nuovi articoli, inserire nella fattura i dettagli che verranno aggiunti all'elenco degli articoli e saranno disponibili la volta successiva che si creerà un preventivo, un ordine o una fattura. Con l'inserimento della quantità i totali si aggiorneranno automaticamente.

Salvare la fattura facendo clic su Registra in fondo alla schermata. Per il salvataggio di più opzioni, compreso Registra e Stampa, fare clic sul triangolo posto sul lato destro del pulsante Registra.

Per maggiori dettagli su tutti i campi della finestra di dialogo Nuova fattura, visualizzare l'argomento Nuova fattura nella sezione Riferimenti schermata di questo manuale.

Creare una pianificazione delle fatture periodiche

Se è necessario inviare fatture su base regolare, Express Accounts consente di automatizzare parte della procedura creando pianificazioni di fatture periodiche.

Per creare una pianificazione di fatture periodiche, compilare normalmente la fattura, quindi selezionare Salva come periodico dal menu a discesa posto in basso. Questa operazione porta alla finestra di dialogo Pianifica fatture periodiche . Indicare quando avverrà la programmazione della prima fattura, la frequenza con cui la fattura verrà inviata, quale azione intraprendere per salvare, stampare o inviare la fattura; fare quindi clic su OK per salvare la programmazione.

Al momento di inviare una fattura periodica, apparirà un collegamento a Esegui fatture periodiche nell'elenco delle Attività da svolgere nella barra di Explorer. Fare clic su questo collegamento per eseguire con Express Accounts tutte le fatture periodiche pianificate per l'invio.

È possibile visualizzare un elenco di fatture periodiche selezionando Fatture periodiche dal menu Visualizza . Dall'Elenco delle fatture periodiche è possibile selezionare una fattura periodica e modificarne i dettagli o modificare la pianificazione periodica.

Per maggiori dettagli sulla compilazione di una pianificazione di fatture periodiche, consultare l'argomento Pianifica fatture periodiche nella sezione Riferimenti schermata di questo manuale.

Visualizzare fatture in essere

Per visualizzare un elenco di tutte le fatture, fare clic sull'icona Visualizza l'icona sulla barra degli strumenti e selezionare Fatture. Per impostazione predefinita, l'elenco visualizza soltanto le fatture registrate. Per visualizzare tutte le fatture, o le bozze delle fatture, utilizzare il menu a discesa Visualizza fatture per la selezione.

Per maggiori dettagli sull'elenco delle fatture, consultare l'argomento Elenco fatture nella sezione Riferimenti schermata di questo manuale.

Fatture non pagate

Al momento di contattare i clienti in ritardo, è possibile utilizzare il report conti non pagati o l'Elenco clienti.

Report conti non pagati - Per accedere al Report conti non pagati, fare clic sulla scheda Report e selezionare Report conti non pagati nella finestra principale. È possibile ordinare l'elenco per cliente o per data di scadenza, questa attività offre una panoramica dei conti non pagati.

Elenco clienti - Per accedere all'elenco clienti, fare clic sull'icona Visualizza della barra degli strumenti e selezionare Clienti. L'elenco clienti visualizza il saldo di ciascun cliente, la prima scadenza e l'ultimo numero di fattura emessa.

Invia estratti conto automatici

È possibile inviare estratti conto automatici mensili ai clienti in ritardo. Questa operazione si effettua facendo clic su Opzioni sulla barra degli strumenti, quindi andare alla Scheda società e configurare la sezione Estratti conto automatici.

Ricevere pagamenti a saldo di fatture emesse

Per applicare un pagamento dietro fattura, dalla scheda Vendite fare clic sul pulsante Pagamento sulla barra degli strumenti. Questa azione apre la finestra di dialogo dei pagamenti. Selezionare un cliente dal menu a discesa Clienti, nella sezione Fatture di questa finestra di dialogo appariranno le fatture non pagate. Tutti gli importi inseriti nel campo Importo verranno applicati alle fatture nell'ordine in cui sono dovuti.

Si noti che la sezione Fatture è un riferimento solo per l'utente. Express Accounts applica i pagamenti rispetto il conto del cliente, non su specifiche fatture.

Per maggiori dettagli sulla finestra di dialogo dei pagamenti, consultare l'argomento Pagamento nella sezione Riferimenti schermata di questo manuale.

Vedere anche: