Mail Merge è un potente strumento incluso nella maggior parte delle applicazioni di elaborazione testi. Se capito e utilizzato in modo efficace è in grado di fare risparmiare in modo esponenziale il tempo impiegato per eseguire un grande volume di attività, come l'invio di lettere ai clienti. Questa sezione di Guida non si limita soltanto alle esportazioni dalla fattura, se ci si dedica a leggere e a sperimentare quanto descritto in questa pagina, è possibile configurare Mail Merge con le altre applicazioni, aumentando di più la produttività. Per rendere le cose più facili, leggere prima tutte le istruzioni, seguendole passo dopo passo.

Mail Merge è una procedura che si sviluppa in 6 passaggi:

  1. Creare un file dati.
  2. Collegare il file a un documento.
  3. Scrivere il documento che si desidera inviare a più destinatari.
  4. Inserire nel documento i 'segnaposti' che corrispondono a parti del file dati.
  5. Selezionare quali elementi del file dati devono riempire i 'segnaposti'.
  6. Unire il file dati e il documento
Non preoccuparsi se alcuni (o tutti) dei dati non hanno senso, di seguito a titolo di esempio viene dettagliato tutto passo dopo passo utilizzando Fattura e Microsoft Office Word 2007 e Fattura e Open Office 2.2 Writer. Ricordarsi che tutti i programmi che pubblicizzano la funzione stampa unione, necessiteranno di disporre di modi per eseguire i passaggi precedenti, tutto quello che si deve fare è comprendere quali pulsanti premere per farlo (se non fosse di immediata comprensione è possibile che si desideri utilizzare un altro programma!).

Passaggio 1: Creare un file dati

Il punto di questo passaggio è quello di creare un file che sia in grado di essere 'inteso' da qualunque programma stia facendo la fusione. Quasi tutti i programmi che possono fondere la posta (inclusi Microsoft Word e Open Office Writer) sono capaci di 'intendere' un tipo di file chiamato 'CSV' quindi quando si vuole creare un file dati dall'interno di Invoice, Invoice 'esporta' automaticamente il file come 'CSV'. Vi sono due possibilità differenti per file CSV all'interno di Invoice:

Nel nostro esempio esporteremo i dettegli cliente in un file CSV. Seguire passaggi simili a quelli indicati qui sotto per esportare un Report, seleziona 'Salva come CSV' dal menu File dello schermo del report.
  1. Andare su 'Visualizza' e quindi selezionare 'Clienti' dal menu principale(o è possibile premere Ctrl+C)
  2. Selezionare i clienti dei quali e dai quali si desidera esportare i dati (tenere premuto Ctrl e fare clic per selezionare clienti multipli)
  3. Andare su 'Cliente' nel menu e selezionare 'Esporta dati per fusione posta'
  4. Navigare alla cartella dove si desidera che il file venga collocato e digitare un nome per il file, quindi fare clic su 'Salva'. Assicurarsi di ricordare o di annotare dove si salverà il file siccome sarà necessario saperlo in seguito.
  5. Una finestra dovrebbe saltar fuori notificando l'esito dell'esportazione, che sia riuscito o no. Leggere l'esito e fare clic su OK.
Congratulazioni! Il file è stato appena esportato, il quale ora contiene tutti i dati dei clienti selezionati qui di seguito elencati:

Passaggio 2: Collegare il file a un documento

Questo passaggio collega il file dati con il documento per essere pronti per 'l'unione'. Si vedano di seguito le istruzioni su come eseguire questa procedura con Microsoft Office Word 2007 e Open Office 2.2 Writer.

Microsoft Office Word 2007

  1. Avviare Word.
  2. Fare clic sulla scheda nella parte superiore della finestra che dice 'Spedizioni'.
  3. Fare clic su 'Seleziona destinatari' nella scheda Mailing, quindi scorrere verso il basso e selezionare 'Usa elenco esistente...'
  4. Passare alla cartella in cui è stato esportato il file CSV, selezionarlo e fare clic su Apri.

Open Office 2.2 Writer

  1. Avvia il generatore.
  2. Andare su File, quindi nuovo, quindi selezionare foglio di calcolo.
  3. Nella finestra del foglio di calcolo è necessario aprire il file CSV.
  4. Vai a File e quindi Salva con nome, dalla casella a discesa selezionare il formato dBASE e fare clic su Salva.
  5. Chiudere il programma di foglio di calcolo.
  6. Indietro nel Writer andare su File quindi New quindi selezionare Database.
  7. Nella finestra che si apre selezionare 'Connetti a un database esistente' quindi dall'elenco a discesa menu selezionare dBASE e fare clic su Avanti.
  8. Fare clic su Sfoglia e individuare la cartella in cui è stato salvato il file di dBASE in foglio di calcolo. Selezionarlo e fare clic su OK, quindi fare clic su Avanti.
  9. Assicurarsi che 'Sì, registrare il database per me' è selezionate ed entrambe le caselle di controllo non sono selezionate. Fare clic su fine e salvare il file in cui è stato salvato il file di dBASE.
  10. Infine andare su Visualizza e fare clic su 'Origini dati' se il file non è lì quindi fare clic destro sulla finestra di sinistra vai a 'Registrato... il database' Seleziona il tuo file e fare clic su ok.

Passaggio 3: Scrivere il documento

Questo passaggio è piuttosto intuitivo. L'unica differenza è che è necessario lasciare uno spazio ogni volta che si desidera scrivere qualcosa che potrebbe essere contenuto nel file dati appena collegato. Se ci si sente sicuri, è possibile combinare questo passaggio con il prossimo, inserendo i segnaposti quando si salva, dovendo riprendere in un secondo tempo.

Suggerimento: Assicurarsi di avere collocato gli spazi dove necessario all'interno dei segnaposti, non sono collocati per l'utente, ad es. Gentile < < Nome_cliente> > , si unisce a -> Gentile Roberto, in cui Gentile< < Nome_cliente> > , si unisce a -> Gentile Roberto,

Passaggio 4: Inserire i segnaposti

Questo passaggio è necessario per istruire il programma su dove inserire le diverse parti del file dati. Per eseguire questa azione, si inseriscono i segnaposti dove solitamente si digiterebbero i dati. Nel caso di unione, questi segnaposti verranno sostituiti con i dati provenienti dal file dati.

Microsoft Office Word 2007

  1. Fare clic sulla parte del documento in cui si desidera inserire il segnaposto.
  2. fare clic su 'Inserisci campo unione' nella scheda Distribuzione, fare quindi scorrere e selezionare il segnaposto che si desidera inserire.

Open Office 2.2 Writer

  1. Fare clic su più vicino al database nella finestra di visualizzazione dell'origine dati.
  2. Fare clic su più vicino all'icona Schede.
  3. Fare doppio clic sulla scheda elencata.
  4. Nella finestra a destra si dovrebbero vedere tutti i dati organizzati in colonne,contenuti nel file. Fare clic e trascinare i nomi delle colonne nel documento in cui si desiderano i segnaposti.

Passaggio 5: Selezionare le parti del file dati

Microsoft Office Word 2007

  1. Fare clic su 'Modifica elenco destinatari' nella scheda Distribuzione.
  2. Selezionare o deselezionare le relative caselle che corrispondono ai dati che si desidera inserire.

Open Office 2.2 Writer

  1. Fare clic sul pulsante 'Stampa unione' sulla barra degli strumenti delle origini dati.
  2. Andare al passaggio 6, è possibile fare clic sulle frecce sinistra e destra per effettuare l'anteprima di come apparirà il documento finito, in caso di determinate parti del file che non si desidera includere, eseguire l'anteprima e spuntare la casella 'Escludi questo destinatario'.

Passaggio 6: Unire

Microsoft Office Word 2007

  1. Fare clic su 'Termina & unisci' nella scheda Distribuzione, scorrere e selezionare 'Modifica documenti singoli...'
  2. Selezionare Tutto e fare clic su OK
  3. Apparirà un nuovo documento con tutte le unioni di cui ci si è occupati. Prima di chiudere, assicurarsi di salvare, stampare, inviare l'e-mail o di eseguire tutte le operazioni desiderava fare con il documento.

Open Office 2.2 Writer

  1. Fermarsi alla procedura guidata di stampa unione. Con il completamento del passaggio 6 andare al passaggio 8.
  2. Questa operazione aprirà il documento unito, alcune opzioni vengono presentate da qui. I passaggi sono piuttosto intuitivi.