Mail Merge è un potente strumento incluso nella maggior parte delle applicazioni di elaborazione testi. Se capito e utilizzato in modo efficace è in grado di fare risparmiare in modo esponenziale il tempo impiegato per eseguire un grande volume di attività, come l'invio di lettere ai clienti. Questa sezione di aiuto non si limita soltanto alle esportazioni dalla fattura, se ci si dedica a leggere e a sperimentare quanto descritto in questa pagina, è possibile configurare Mail Merge con le altre applicazioni, aumentando di più la produttività. Per rendere le cose più facili, leggere prima tutte le istruzioni, seguendole passo dopo passo.

Mail Merge è una procedura che si sviluppa in 6 passaggi:

  1. Creare un file dati.
  2. Collegare il file a un etichetta.
  3. Scrivere il etichetta che si desidera inviare a più destinatari.
  4. Inserire nel etichetta i 'segnaposti' che corrispondono a parti del file dati.
  5. Selezionare quali elementi del file dati devono riempire i 'segnaposti'.
  6. Unire il file dati e il etichetta
Non preoccuparsi se alcuni (o tutti) dei dati non hanno senso, di seguito a titolo di esempio viene dettagliato tutto passo dopo passo utilizzando Fattura e Microsoft Office Word 2007 e Fattura e Open Office 2.2 Writer. Ricordarsi che tutti i programmi che pubblicizzano la funzione stampa unione, necessiteranno di disporre di modi per eseguire i passaggi precedenti, tutto quello che si deve fare è comprendere quali pulsanti premere per farlo (se non fosse di immediata comprensione è possibile che si desideri utilizzare un altro programma!).

Passaggio 1: Creare un file dati

L'obiettivo di questo passaggio è quello di creare un file in grado di essere 'compreso' da qualsivoglia programma si occupi dell'unione. Quasi tutti i programmi che possono utilizzare stampa unione (compreso Microsoft Word e Open Office Writer) sono in grado di 'comprendere' un tipo di file chiamato 'CSV', così quando si desidera creare un file dati dalla Fattura, questa 'esporta' automaticamente il file come 'CSV'. Esistono due possibilità diverse per la creazione di file CSV da una Fattura:

In base al nostro esempio, esporteremo i dettagli del cliente su un file CVS. Seguire i passaggi uguali a quelli trovati in seguito per esportare un Report, selezionare semplicemente 'Salva come CVS' dal menu file della schermata del report.
  1. Visualizzare, quindi selezionare Clienti dal menu principale (o premere Ctrl+C)
  2. Selezionare i clienti da cui si desidera esportare i dati (tenere premuto Ctrl e fare clic per selezionare più clienti)
  3. Dal menu selezionare Cliente, quindi 'Esporta in CSV (per stampa unione)'.
  4. Andare alla cartella in cui si desidera inserire il file e digitare un nome per il file, quindi fare clic su Salva. Assicurarsi di ricordare o di scrivere su un foglio dove è stato salvato il file, questa informazione sarà utile in un secondo tempo.
  5. Apparirà una casella di testo che dirà se l'esportazione è avvenuta con successo. Leggere la casella di testo e fare clic su OK.
Complimenti! È appena stato esportato il file che ora contiene tutti i dati che seguono relativi ai clienti selezionati:

Passaggio 2: Collegare il file a un etichetta

Questo passaggio collega il file dati con il etichetta per essere pronti per 'l'unione'. Di seguito si trovano le istruzioni su come eseguire questa procedura con Microsoft Office Word 2007 e Open Office 2.2 Writer.

Microsoft Office Word 2007

  1. Avvia Word.
  2. Fare clic sulla scheda posta in alto nella finestra 'Distribuzione'.
  3. Fare clic su 'Seleziona destinatari' nella scheda Distribuzione, quindi fare scorrere e selezionare 'Usa elenco esistente...'
  4. Andare alla cartella in cui è stato esportato il file CSV, selezionarla e fare clic su Apri.

Open Office 2.2 Writer

  1. Avvia Writer.
  2. Andare su File, quindi su Nuovo e selezionare Foglio di lavoro.
  3. Aprire il file CSV nella finestra del foglio di lavoro.
  4. Andare su File, Salva con nome, dalla casella a discesa selezionare il formato dBASE e fare clic su Salva.
  5. Chiudere il programma Foglio di lavoro.
  6. Tornare su Writer, andare su File, quindi Nuovo e selezionare Database.
  7. Nella casella che appare selezionare 'Collega a un database esistente', quindi dal menu a discesa selezionare dBASE e fare clic su Seguente.
  8. Fare clic su Sfoglia e trovare la cartella in cui è stato salvato il file dBASE nel programma Foglio di lavoro. Selezionarlo e fare clic su OK, quindi su Seguente.
  9. Assicurarsi che sia selezionato 'Si, registra il database' e che entrambe le caselle NON siano selezionate. Fare clic su Fine e salvare questo file dove è stato salvato il file dBASE.
  10. Infine andare su Visualizza e fare clic su 'Origini dati' se non è presente il file, quindi fare clic con il pulsante destro del mouse sulla finestra sinistra, andare su 'Database registrati...', selezionare il file e fare clic su ok.

Passaggio 3: Scrivere il etichetta

Questo passaggio è piuttosto intuitivo. L'unica differenza è che è necessario lasciare uno spazio ogni volta che si desidera scrivere qualcosa che potrebbe essere contenuto nel file dati appena collegato. Se ci si sente sicuri, è possibile combinare questo passaggio con il prossimo, inserendo i segnaposti quando si salva, dovendo riprendere in un secondo tempo.

Suggerimento: Assicurarsi di avere collocato gli spazi dove necessario all'interno dei segnaposti, non sono collocati per l'utente, ad es. Gentile < < Nome_cliente> > , si unisce a -> Gentile Roberto, in cui Gentile< < Nome_cliente> > , si unisce a -> Gentile Roberto,

Passaggio 4: Inserire i segnaposti

Questo passaggio è necessario per istruire il programma su dove inserire le diverse parti del file dati. Per eseguire questa azione, si inseriscono i segnaposti dove solitamente si digiterebbero i dati. Nel caso di unione, questi segnaposti verranno sostituiti con i dati provenienti dal file dati.

Microsoft Office Word 2007

  1. Fare clic sulla parte del etichetta in cui si desidera inserire il segnaposto.
  2. fare clic su 'Inserisci campo unione' nella scheda Distribuzione, fare quindi scorrere e selezionare il segnaposto che si desidera inserire.

Open Office 2.2 Writer

  1. Fare clic su più vicino al database nella finestra di visualizzazione dell'origine dati.
  2. Fare clic su più vicino all'icona Schede.
  3. Fare doppio clic sulla scheda elencata.
  4. Nella finestra a destra si dovrebbero vedere tutti i dati organizzati in colonne, contenuti nel file. Fare clic e trascinare i nomi delle colonne nel etichetta in cui si desiderano i segnaposti.

Passaggio 5: Selezionare le parti del file dati

Microsoft Office Word 2007

  1. Fare clic su 'Modifica elenco destinatari' nella scheda Distribuzione.
  2. Selezionare o deselezionare le relative caselle che corrispondono ai dati che si desidera inserire.

Open Office 2.2 Writer

  1. Fare clic sul pulsante 'Stampa unione' sulla barra degli strumenti delle origini dati.
  2. Andare al passaggio 6, è possibile fare clic sulle frecce sinistra e destra per effettuare l'anteprima di come apparirà il etichetta finito, in caso di determinate parti del file che non si desidera includere, eseguire l'anteprima e spuntare la casella 'Escludi questo destinatario'.

Passaggio 6: Unire

Microsoft Office Word 2007

  1. Fare clic su 'Termina & unisci' nella scheda Distribuzione, scorrere e selezionare 'Modifica documenti singoli...'
  2. Selezionare Tutto e fare clic su OK
  3. Apparirà un nuovo etichetta con tutte le unioni di cui ci si è occupati. Prima di chiudere, assicurarsi di salvare, stampare, inviare l'e-mail o di eseguire tutte le operazioni che si desiderava fare con il etichetta.

Open Office 2.2 Writer

  1. Fermarsi alla procedura guidata di stampa unione. Con il completamento del passaggio 6 andare al passaggio 8.
  2. Questa operazione aprirà il etichetta unito, alcune opzioni, piuttosto intuitive, vengono presentate da qui.