Un file di progetto memorizza solo i percorsi dei file multimediali (inclusi i file video, audio e di immagine), non l'intero contenuto del file. Quando viene caricato un progetto, tenta di trovare e caricare i file multimediali utilizzando questi percorsi di file. Se un file multimediale viene spostato o eliminato, oppure il file di progetto è stato copiato o spostato su un altro computer, VideoPad non sarà in grado di trovare i file multimediali originali.

Per eseguire il backup di un progetto e di tutti i suoi file multimediali, oppure per spostare un progetto e tutti i suoi file multimediali su un altro computer, selezionare File -> Esegui backup dei file di progetto su una cartella, o Salva Progetto Portatile con nome. Verrà salvata una copia del file del progetto (.vpj) nella cartella selezionata ed anche tutti i file multimediali utilizzati nel progetto saranno copiati nella stessa cartella. L'intera cartella può poi essere salvata per eseguire il backup dei file multimediali, o copiata o spostata su un altro computer.