Express Accountsを使うと、ビジネス仕様の請求書を作成し、得意先に送信することができます。

新規請求書を作成する

売上メニューをクリックして新規請求書を選択するか、売上タブのツールバーにある請求書アイコンをクリックし、新規請求書ダイアログを開きます。

既存の見積書や注文請書、または請求書の下書きから注文請書を作成する:画面左上の流用 プルダウンメニューから、見積書、注文請書、または請求書の下書きのいずれかを選択します。選択した書類の一覧が表示されるので、流用する書類を選択し、ツールバーの「選択」アイコンをクリックします。選択した書類の内容が請求書に流用されます。必要に応じて内容に編集を加えた後、請求書を保存します。

請求書を新しく作成する:得意先名を請求先のプルダウンメニューから選択すると、請求書の送付先および注文品の送付先住所が自動的に入力されます。新規得意先の請求書を作成する場合は得意先を選択と書かれた領域に得意先名を入力し、請求先住所を入力します。

品目一覧内をクリックすると請求品目を入力することができます。品番または品名セル内をクリックしてプルダウンメニューを使用すると、品番や品名を使って素早く品目の入力を行うことができます。新規品目を入力する場合は、請求書に詳細を入力すると、品目一覧に情報が追加され、その後の見積書、注文または請求書の作成に使用することができます。数量を入力すると、合計は自動計算されます。

請求書を保存するには、画面下部の記録を選択ボタンをクリックします。記録ボタンの横にある三角形をクリックすると、「記録して印刷」などの各種オプションを選択することができます。

新規請求書の作成画面についての詳細は、このマニュアル内の「各画面について」の項目から新規請求書のページをご覧ください。

定期請求のスケジュールを作成する

定期的に請求書を送信する必要がある場合、Express Accountsで定期請求のスケジュールを作成することにより、処理の一部を自動化することができます。

定期請求のスケジュールを作成するには、通常通り請求書に必要事項を記入後、画面下部のプルダウンメニューから、定期発行として保存を選択します。定期請求のスケジュールダイアログが開きますので、請求書の最初の発行日と発行頻度、請求書の処理方法(保存、印刷、Faxや電子メールで送信)を入力後「OK」をクリックして設定を保存します。

定期請求日になると、エクスプローラバーの「覚え書き」一覧に定期請求を実行リンクが表示されます。このリンクをクリックすると、Express Accountsは、期日が来た全ての請求書を発行します。

定期請求の一覧を表示するには、画面表示をクリックし定期請求を選択します。定期請求一覧から希望の定期請求を選択し、内容の編集やスケジュールの変更を行うことができます。

定期請求のスケジュール入力に関する詳細は、このマニュアル内の「各画面について」の項目から定期請求のスケジュールのページをご覧ください。

既存の請求書を表示する

請求書の一覧を表示するには、ツールバーの画面表示アイコンをクリックし、請求書を選択します。デフォルトでは、記録済みの請求書のみ表示するようになっています。全請求書を表示または、請求書の下書きのみを行う場合は、表示する書類と書かれたプルダウンメニューを使って選択します。

請求書一覧の詳細は、このマニュアル内の「各画面について」の項目から請求書一覧のページをご覧ください。

未払いの請求書

未払いの得意先に連絡する場合は未回収売掛金報告書または得意先一覧を使います。

未回収売掛金報告書:「未回収売掛金報告書」にアクセスするには、報告書タブをクリックし、メイン画面から未回収売掛金報告書を選択します。一覧は、得意先または支払い期日毎に並び替えが可能で、支払いが遅れている得意先を簡単に見分けることができます。

得意先一覧:得意先一覧を表示には、ツールバーの画面表示アイコンをクリックし、得意先を選択します。得意先一覧には、得意先ごとの残高、最も古い支払い期日、および直近の請求書番号が表示されます。

明細書を自動送信

支払い期日の過ぎた得意先に、明細書を毎月自動で送信することができます。明細書の自動発行は、ツールバーのオプションをクリックし、「その他」タブの自動明細書欄から設定します。

請求書に対する入金処理

請求書に対する入金を処理するには、売上タブから、ツールバーの入金処理ボタンをクリックします。入金ダイアログが開きますので、得意先のプルダウンメニューから得意先を選択し、この得意先の未払いの請求書を表示します。金額欄に入力した金額は、最も古い支払期日の請求書から順に適用されます。

請求書欄は、参照用ですのでご注意ください。Express Accountsでは、特定の請求書ごとではなく、得意先ごとに入金処理を行うようになっております。

入金ダイアログの詳細は、このマニュアル内の「各画面について」の項目から入金のページをご覧ください。

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