昨今のワープロソフトの殆どには差し込み文書という便利な機能がついています。この機能を活用することで、複数の得意先宛のレター作成などの膨大な作業にかかる時間を一気に短縮できます。ここで説明することは他のアプリケーションにも流用することで作業効率を更にアップさせることができますので、説明をよく読み実際に作業を試してみることをお勧めします。一旦説明の全文をお読みいただいてから1つ1つの手順を踏むことで、作業を理解しやすくなるはずです。

差し込み印刷の手順は以下の6つです：

  1. データファイルを作成します。
  2. ファイルと文書を連結します。
  3. 一斉送信する文書を記入します。
  4. 文書内のデータファイルのデータが入る位置に「プレースホルダ」を挿入します。
  5. 「プレースホルダ」に入力するデータをデータファイルから選択します。
  6. データファイルを文書に差込む
差し込み印刷についての機能がまだ良く分からなくても、心配無用です。以下では、Invoice およびMicrosoft Office Word 2007 並びにInvoice およびOpen Office 2.2 Writerを使用した場合の設定方法を詳細に記載しております。差し込み印刷機能を持つプログラムは、全て上記の手順を踏む必要があります。差込印刷を行うには、使用するボタンを見極めてそれらを押すだけです（それでも、分かりにくい場合は、別のプログラムを使用されることをお勧めします！）。

ステップ 1：データファイルを作成します

この手順のポイントは、マージを行っているプログラムによって理解できるファイルを作成することです。差し込み印刷できるほぼすべてのプログラム (Microsoft Word および Open Office Writer を含む) は、請求書内からデータ ファイルを作成する場合、請求書が自動的に 'CSV' としてファイルを 「エクスポート」 と呼ばれるファイルの種類を理解できます。請求書内の CSV ファイルには、次の 2 つの異なる方法があります。

この例では、顧客の詳細を CSV ファイルにエクスポートします。レポートをエクスポートするには、以下と同様の手順に従ってレポートをエクスポートし、レポート画面のファイルメニューから[CSVとして保存]を選択します。
  1. 表示に移動し、メイン メニューから [顧客] を選択します (または[Ctrl+C] を押します)。
  2. データをエクスポートする顧客を選択します (複数の顧客を選択するには、Ctrl and押したままクリックします)。
  3. メニューの [顧客] に移動し、[差し込み印刷用のデータのエクスポート] を選択します。
  4. ファイルを保存するフォルダに移動し、ファイルの名前を入力して、[保存] をクリックします。後で知る必要があるので、ファイルを保存した場所を覚えているか書き留めいてください。
  5. エクスポートが成功したかどうかを示すボックスがポップアップ表示されます。それを読んで[OK]をクリックします。
おめでとうございます!ファイルをエクスポートしました。

ステップ 2：ファイルを新規文書に接続します

このステップでは差込みを行うためにデータファイルと文書を接続します。Microsoft Office Word 2007およびOpen Office 2.2 Writerでの接続方法は以下のとおりです。

Word 2007

  1. 単語を起動します。
  2. ウィンドウの上部にある「メーリング」と書いてあるタブをクリックします。
  3. [メーリング] タブの [受信者の選択] をクリックし、下にスクロールして [既存のリストを使用]を選択します。
  4. CSV ファイルをエクスポートしたフォルダーに移動し、それを選択して [開く] をクリックします。

オープンオフィス2.2ライター

  1. ライターを起動します。
  2. [ファイル]、[新規作成] の順に移動し、[スプレッドシート] を選択します。
  3. スプレッドシート ウィンドウで CSV ファイルを開きます。
  4. [ファイル]、[名前を付けて保存] の順に移動し、ドロップダウン ボックスから dBASE 形式を選択して[保存]をクリックします。
  5. スプレッドシート プログラムを閉じます。
  6. ライタに戻り、[ファイル]、[新規作成] の順に移動し、[データベース] を選択します。
  7. ポップアップボックスで「既存のデータベースに接続」を選択し、ドロップダウンメニューからdBASEを選択して「次へ」をクリックします。
  8. [参照] をクリックし、スプレッドシート プログラムで dBASE ファイルを保存したフォルダを見つけます。それを選択し、[OK]をクリックして、[次へ]をクリックします。
  9. [はい、データベースを登録します] が選択され、両方のチェックボックスが選択されていないことを確認します。[完了] をクリックし、dBASE ファイルを保存した場所にこのファイルを保存します。
  10. 最後に、[表示] に移動し、ファイルが存在しない場合は [データ ソース] をクリックし、左側のウィンドウを右クリックして [登録済みデータベース...] に移動します。ファイルを選択し、[OK] をクリックします。

ステップ 3：文書を作成します

文書の作成についてはご説明するまでもありませんが、通常の文書作成と異なる点は、データを差し込む箇所を指定するという作業が必要なことです。文書の作成をしながら次のステップ（プレースホルダを挿入）を行うことで、作業効率をアップさせることもできます。

注：プレースホルダの前後に入れたスペースは差込み後の文書に反映されます。例：得意先名　< <様> >とすると差し込み後は-> 山田　様と表示されますが、得意先名< < 様> >とすると差し込み後は-> 山田様と表示されます。

ステップ 4：プレースホルダーを挿入します

このステップでは、文書内のどこにデータの内容を挿入するかをプログラムに指示するという作業を行います。これは、通常であれば手書きでデータを入力する箇所に、データの差込みを行うプレースホルダを作成するということです。差込みが完了すると、各プレースホルダはデータファイル内の該当するデータに変換されます。

Microsoft Office Word 2007

  1. プレースホルダを挿入する箇所をクリックします。
  2. ｢差し込み文書｣タブで「差し込みフィールドの挿入」をクリックし、挿入するプレースホルダを選択します。

Open Office 2.2 Writer

  1. データソース画面でデータベースの横にあるプラスをクリックします。
  2. テーブルのアイコン横にあるプラスをクリックします。
  3. 一覧内のテーブルをダブルクリックします。
  4. 右側の画面にファイル内の全データが表形式で表示されます。フィールド名を、プレースホルダとして使う箇所にドラッグします。

ステップ 5：データファイルの領域を選択します

Microsoft Office Word 2007

  1. 「差し込み文書」タブで「アドレス帳の編集」をクリックします。
  2. 挿入するデータのチェックボックスにチェックを入れます（不要なデータにチェックが入っている場合はチェックを外します）。

Open Office 2.2 Writer

  1. データソースのツールバーで「差し込みフィールドの挿入」ボタンをクリックします。
  2. ステップ6に進みます。矢印をクリックすることで、差込み後の文書をプレビューすることができます。不要な宛先が含まれていた場合は「この宛先を除外する」をクリックします。

ステップ 6：差し込み

Microsoft Office Word 2007

  1. 「差し込み」を差し込み文書タブでクリックし、「個々のドキュメントの編集」を選択します。
  2. 「全て」を選択して、OKをクリックします。
  3. 別の画面が開き差込みが完了した文書が表示されます。画面を閉じる前に、保存、電子メールで送信、印刷など必要な作業を行います。

Open Office 2.2 Writer

  1. 差し込み印刷ウィザードを続けます。ステップ6を完了後はステップ8へ移動します。
  2. 差込みが完了した文書が開き、いくつかの作業オプションが提示されますので、希望のオプションを選択します。