Afdruk samenvoegen is een krachtig hulpmiddel dat is opgenomen in de meeste nieuwe tekstverwerkingstoepassingen. Wanneer het effectief wordt begrepen en gebruikt, kan het de tijd die nodig is om bulktaken uit te voeren, zoals het verzenden van brieven naar klanten, exponentieel verkorten. Dit gedeelte van de help is ook niet alleen beperkt tot exports van Invoice, als u de tijd neemt om te lezen en te experimenteren met wat er op deze pagina wordt gezegd, kunt u Afdruk samenvoegen instellen met andere toepassingen die de productiviteit nog meer verhogen. Om het gemakkelijker te maken, leest u de instructies volledig voordat u ze stap voor stap volgt.

Afdruk samenvoegen is een proces in 6 stappen:

  1. Maak een gegevensbestand.
  2. Verbind het bestand met een document.
  3. Schrijf het document dat u in bulk wilt verzenden.
  4. Voeg in het document 'plaatshouders' in die overeenkomen met delen van het gegevensbestand.
  5. Selecteer welke vermeldingen in het gegevensbestand de 'place holders' moeten invullen.
  6. Het gegevensbestand en het document samenvoegen
Als sommige (of alles) daarvan nu niet logisch zijn, maak je geen zorgen, alles wordt hieronder stap voor stap gedetailleerd met Invoice en Microsoft Office Word 2007 en Invoice en Open Office 2.2 Writer als voorbeelden. Houd er rekening mee dat elk programma dat adverteert met een samenvoegfunctie manieren moet hebben om de bovenstaande stappen uit te voeren, het enige wat u hoeft te doen is uitzoeken op welke knoppen u moet drukken om ze te doen (en als het niet meteen duidelijk is, wilt u misschien overwegen een ander programma te gebruiken!).

Stap 1: Een gegevensbestand maken

Het doel van deze stap is om een bestand te maken dat kan worden 'begrepen' door welk programma dan ook dat de samenvoegbewerking uitvoert. Bijna alle programma's die kunnen samenvoegen (inclusief Microsoft Word en Open Office Writer) zijn in staat om een bestandstype genaamd 'CSV' te 'begrijpen', dus wanneer we een gegevensbestand willen maken vanuit Invoice, 'exporteert' Invoice het bestand automatisch als 'CSV'. Er zijn twee verschillende mogelijkheden voor CSV-bestanden binnen Invoice:

In ons voorbeeld exporteren we de klantgegevens naar een CSV-bestand. Volg vergelijkbare stappen als hieronder om een rapport te exporteren, selecteer gewoon 'Opslaan als CSV' in het bestandsmenu van het rapportscherm.
  1. Ga naar de weergave en selecteer vervolgens Klanten in het hoofdmenu (of u kunt op Ctrl + C drukken)
  2. Selecteer de klanten van wie u de gegevens wilt exporteren (houd Ctrl ingedrukt en klik om meerdere klanten te selecteren)
  3. Ga naar Klant in het menu en selecteer 'Exporteren naar CSV (voor Afdruk samenvoegen)'.
  4. Navigeer naar de map waarin u het bestand wilt plaatsen, typ een naam voor het bestand en klik op Opslaan. Zorg ervoor dat u onthoudt of opschrijft waar u het bestand hebt opgeslagen, omdat u dit later moet weten.
  5. Er zou een vak moeten verschijnen waarin staat of de export succesvol is geweest of niet. Lees het en klik op OK.
Gefeliciteerd! U hebt zojuist het bestand geëxporteerd, dat nu alle volgende gegevens bevat voor de klanten die u hebt geselecteerd:

Stap 2: Verbind het bestand met een document

Deze stap verbindt het gegevensbestand en het document met elkaar, klaar om te worden 'samengevoegd'. Hieronder vindt u instructies voor informatie over hoe u dit kunt doen voor Microsoft Office Word 2007 en Open Office 2.2 Writer.

Microsoft Office Word 2007

  1. Start Word.
  2. Klik op het tabblad bovenaan het venster met de tekst 'Mailings'.
  3. Klik op 'Ontvangers selecteren' op het tabblad Mailing, scrol omlaag en selecteer 'Bestaande lijst gebruiken...'
  4. Navigeer naar de map waarin u het CSV-bestand hebt geëxporteerd, selecteer het en klik op Openen.

Office 2.2 Writer openen

  1. Start Writer.
  2. Ga naar Bestand en vervolgens Naar Nieuw en selecteer vervolgens Spreadsheet.
  3. Open het CSV-bestand in het spreadsheetvenster.
  4. Ga naar Bestand en vervolgens Opslaan als, selecteer in de vervolgkeuzelijst het dBASE-formaat en klik op Opslaan.
  5. Sluit het programma Spreadsheet.
  6. Ga terug in Writer naar Bestand en vervolgens naar Nieuw en selecteer vervolgens Database.
  7. Selecteer in het vak dat verschijnt 'Verbinding maken met een bestaande database' en selecteer vervolgens in het vervolgkeuzemenu dBASE en klik op Volgende.
  8. Klik op Bladeren en zoek de map waarin u het dBASE-bestand hebt opgeslagen in het spreadsheetprogramma. Selecteer het en klik op OK en klik vervolgens op Volgende.
  9. Zorg ervoor dat 'Ja, registreer de database voor mij' is ingeschakeld en dat beide selectievakjes NIET zijn ingeschakeld. Klik op Voltooien en sla dit bestand op waar u het dBASE-bestand hebt opgeslagen.
  10. Ga ten slotte naar Bekijken en klik op 'Gegevensbronnen' als uw bestand er niet is, klik dan met de rechtermuisknop op het linkervenster ga naar 'Geregistreerde databases ...' selecteer uw bestand en klik op OK.

Stap 3: Schrijf het document

Dit spreekt voor zich. Het enige verschil is dat wanneer u iets wilt schrijven dat zich zou bevinden in het gegevensbestand dat u zojuist hebt verbonden, een spatie laat. Als u zich zelfverzekerd voelt, kunt u deze stap combineren met de volgende die plaatshouders invoegt terwijl u bezig bent om te voorkomen dat u later terug moet komen.

Tip: Zorg ervoor dat je ruimtes plaatst waar ze nodig zijn rond de plaatshouders, ze worden niet voor je geplaatst, bijvoorbeeld Dear < < Customer_Name> > , fuseert tot -> Dear Bob, waar als Dear < < Customer_Name> > , fuseert tot -> DearBob,

Stap 4: Plaatshouders invoegen

Deze stap is om het programma te vertellen waar verschillende delen van het gegevensbestand moeten worden geplaatst. Om dit te doen, voegt u plaatshouders in op de plaats waar u normaal gesproken handmatig de gegevens zou typen. Wanneer u uiteindelijk samenvoegt, worden deze plaatshouders vervangen door gegevens uit het gegevensbestand.

Microsoft Office Word 2007

  1. Klik op het gedeelte van het document waar u de plaatshouder wilt invoegen.
  2. Klik op 'Voeg samenvoegveld in' op het tabblad Mailing, scrol omlaag en selecteer de plaatshouder die u wilt invoegen.

Office 2.2 Writer openen

  1. Klik op het plusje naast uw database in het venster Gegevensbron weergeven.
  2. Klik op het plusje naast het pictogram Tabellen.
  3. Dubbelklik op de tabel die wordt weergegeven.
  4. In het venster aan de rechterkant zou u alle gegevens in het bestand moeten zien die in kolommen zijn georganiseerd. Klik en sleep de kolomnamen naar het document waar u de plaatshouders wilt hebben.

Stap 5: Selecteer delen van het gegevensbestand

Microsoft Office Word 2007

  1. Klik op 'Lijst met geadresseerden bewerken' op het tabblad Mailing.
  2. Schakel de juiste selectievakjes in of uit die overeenkomen met de gegevens die u wilt invoegen.

Office 2.2 Writer openen

  1. Klik op de knop 'Afdruk samenvoegen' op de werkbalk gegevensbronnen.
  2. Ga naar stap 6, u kunt op de linker- en rechterpijl klikken om een voorbeeld te bekijken van hoe het voltooide document eruit zal zien, als er een bepaald deel van het bestand is dat u niet wilt opnemen, bekijk dan een voorbeeld en vink het vakje aan 'Deze ontvanger uitsluiten'.

Stap 6: Samenvoegen

Microsoft Office Word 2007

  1. Klik op 'Voltooien en samenvoegen' op het tabblad Mailing, scrol omlaag en selecteer 'Afzonderlijke documenten bewerken...'
  2. Selecteer 'Alles' en klik op OK
  3. Er verschijnt een nieuw document met alle samenvoegingen geregeld! Zorg ervoor dat u het document opslaat, afdrukt, e-mailt of doet wat u met het document wilt doen voordat u het sluit.

Office 2.2 Writer openen

  1. Nog steeds in de wizard Afdruk samenvoegen nadat stap 6 is voltooid, gaat u naar stap 8.
  2. Dit opent het samengevoegde document, vanaf hier krijgt u verschillende opties te zien die elk vrij vanzelfsprekend zijn.