Mala direta é uma ferramenta poderosa que está incluída na maioria dos novos aplicativos de processamento de texto. Quando compreendido e usado eficazmente pode reduzir o tempo tomado para fazer tarefas em massa, como o envio de cartas para os clientes, exponencialmente. Esta seção da ajuda não é apenas limitada às exportações de fatura ou, se você tomar o tempo para ler e experimentar com o que é dito nesta página você pode configurar a mala direta com outros aplicativos aumentando a produtividade ainda mais. Para tornar as coisas mais fácil ler as instruções inteiramente antes de segui-los passo a passo.

Mala direta é um processo de 6 etapas:

  1. Crie um arquivo de dados.
  2. Conecte o arquivo a um documento.
  3. Escreva o documento que pretende enviar em massa.
  4. Insira ' titulares de lugar ' no documento que correspondem a partes do arquivo de dados.
  5. Selecione quais entradas no arquivo de dados devem preencher os titulares do lugar.
  6. Mesclar o arquivo de dados e o documento
Se alguns (ou todos) de que não faz sentido agora não se preocupe, tudo é detalhado passo a passo abaixo usando fatura e Microsoft Office Word 2007 e fatura e Open Office 2,2 Writer como exemplos. Basta ter em mente como você está lendo que qualquer programa que anuncia um recurso de mala direta precisará ter maneiras de fazer as etapas acima, tudo que você tem a fazer é descobrir quais botões para pressionar para fazê-los (e se não é imediatamente óbvio, então você pode querer considerar u Cante outro programa!).

Etapa 1: criar um arquivo de dados

O ponto desta etapa é criar um arquivo que é capaz de ser ' entendido ' por qualquer programa que está fazendo a mesclagem. Quase todos os programas que podem mala direta (incluindo o Microsoft Word e Open Office Writer) são capazes de entender um tipo de arquivo chamado ' CSV ' Então quando queremos criar um arquivo de dados a partir de fatura, fatura automaticamente ' exporta ' o arquivo como ' CSV '. Há duas possibilidades diferentes para arquivos CSV dentro da fatura:

Em nosso exemplo, exporemos os detalhes do cliente para um arquivo CSV. Siga as etapas semelhantes às encontradas abaixo para exportar um relatório, basta selecionar ' salvar como CSV ' no menu arquivo da tela do relatório.
  1. Vá para ver, em seguida, selecione os clientes a partir do menu principal (ou você pode pressionar Ctrl+C)
  2. Selecione os clientes que você deseja exportar os dados de (mantenha pressionado Ctrl and clique para selecionar vários clientes)
  3. Vá para o cliente no menu e selecione exportar dados para mala direta
  4. Navegue até a pasta na qual deseja que o arquivo esteja e digite um nome para o arquivo e clique em salvar. Certifique-se de lembrar ou anotar onde você salvou o arquivo como você precisará saber isso mais tarde.
  5. Uma caixa deve aparecer dizendo se a exportação foi bem-sucedida ou não. Leia-o e clique em OK.
Parabéns! Você acabou de exportar o arquivo, que agora contém todos os dados a seguir para os clientes que você selecionou:

Etapa 2: conectar o arquivo a um documento

Esta etapa conecta o arquivo de dados e o documento juntos prontos para serem ' mesclados '. Instruções sobre como fazer isso para o Microsoft Office Word 2007 e Open Office 2,2 Writer estão abaixo.

Microsoft Office Word 2007

  1. Inicie o Word.
  2. Clique na guia na parte superior da janela que diz ' mailings '.
  3. Clique em ' Selecionar destinatários ' na guia mailing, em seguida, role para baixo e selecione ' usar lista existente... '
  4. Navegue até a pasta onde você exportou o arquivo CSV, selecione-o e clique em abrir.

Abra o Office 2,2 Writer

  1. Inicie o Writer.
  2. Vá para arquivo, em seguida, novo selecione planilha.
  3. Na janela da planilha, abra o arquivo CSV.
  4. Vá para arquivo, em seguida, salvar como, na caixa suspensa Selecione o formato dBASE e clique em salvar.
  5. Feche o programa de folha de cálculo.
  6. Voltar no Writer vá para arquivo, em seguida, novo selecione banco de dados.
  7. Na caixa que aparece selecione conectar a um banco de dados existente, em seguida, no menu suspenso selecione dBASE e clique em Avançar.
  8. Clique em procurar e localize a pasta onde guardou o ficheiro dBASE no programa de folha de cálculo. Selecione-o e clique em OK e clique em Next.
  9. Certifique-se de que ' Sim, registar a base de dados para mim ' está seleccionada e ambas as caixas de verificação não estão seleccionadas. Clique em concluir e guarde este ficheiro onde guardou o ficheiro dBASE.
  10. Finalmente vá para ver e clique em ' fontes de dados ' se o seu arquivo não está lá, em seguida, clique direito na janela à esquerda ir para ' bancos registrados... ' Selecione seu arquivo e clique em OK.

Etapa 3: escrever o documento

Isto é bastante auto-explicativo. A única diferença é que sempre que você quer escrever algo que estaria contido no arquivo de dados que você acabou de conectar, deixe um espaço. Se você se sentir confiante, você pode combinar esta etapa com o próximo inserindo titulares lugar como você vai para salvá-lo ter que voltar mais tarde.

Dica: Certifique-se de colocar espaços onde eles são necessários em torno do lugar titulares, eles não são colocados em para você, <> < customer_name=> por exemplo, Dear >, mescla-> querido Bob,<> </> < customer_name=> </> onde como querido >, mescla-> dearbob,

Passo 4: inserir suportes de lugar

Esta etapa é dizer ao programa onde colocar diferentes partes do arquivo de dados. Para fazer isso, você insere os titulares de lugar no lugar onde você normalmente digitaria manualmente os dados. Quando você eventualmente mesclar, esses titulares de local serão substituídos por dados do arquivo de dados.

Microsoft Office Word 2007

  1. Clique na parte do documento onde você deseja inserir o suporte do local.
  2. Clique em ' Inserir campo de mesclagem ' na guia endereçamento e, em seguida, role para baixo e selecione o titular do local que deseja inserir.

Abra o Office 2,2 Writer

  1. Clique no sinal de adição ao lado de seu banco de dados na janela Exibir fonte.
  2. Clique no sinal de adição ao lado do ícone tabelas.
  3. Clique duas vezes na tabela que está listada.
  4. Na janela à direita, você deve ver todos os dados contidos no arquivo organizado em colunas. Clique e arraste os nomes das colunas para o documento onde você deseja que os titulares de lugar.

Etapa 5: selecionar partes do arquivo de dados

Microsoft Office Word 2007

  1. Clique em ' Editar lista de destinatários ' na guia endereçamento.
  2. Marque ou desmarque as caixas apropriadas que correspondem aos dados que você deseja inserir.

Abra o Office 2,2 Writer

  1. Clique no botão ' mala direta ' na barra de ferramentas de fontes de dados.
  2. Vá para a etapa 6, você pode clicar nas setas esquerda e direita para visualizar o que o documento final será parecido, se houver uma parte específica do arquivo que você não quer incluído, em seguida, visualizá-lo e marque a caixa ' excluir este destinatário '.

Etapa 6: mesclar

Microsoft Office Word 2007

  1. Clique em ' finalizar & Mesclar ' na guia endereçamento, role para baixo e selecione ' editar documentos individuais... '
  2. Selecione ' todos ' e clique em OK
  3. Um novo documento irá aparecer com toda a fusão tomado cuidado de! Certifique-se de salvar, imprimir, e-mail ou fazer o que você queria fazer com o documento antes de fechá-lo.

Abra o Office 2,2 Writer

  1. Ainda no assistente de mala direta ter concluído etapa 6 vá para a etapa 8.
  2. Isso abrirá o documento mesclado, a partir daqui você é apresentado com várias opções. Cada um é bastante auto-explicativo.