Mala direta é uma ferramenta poderosa que está incluída na maioria dos novos aplicativos de processamento de palavra. Quando entendida e utilizada de forma eficaz pode diminuir o tempo necessário para a maioria de tarefas, como enviar cartas para os clientes, exponencialmente. Esta seção da ajuda não é limitada apenas às exportações da fatura, se você tomar o tempo para ler e fazer experiências com o que é dito nesta página, que você pode configurar a mala direta com outras aplicações, aumentando a produtividade ainda mais. Para facilitar as coisas, leia as instruções completamente antes de segui-las passo a passo.

<p>Mala direta é um processo de 6 passos:<ol> <li>Crie um arquivo de dados.</li> <li>Conecte o arquivo para um documento.</li> <li>Escreva, enviar o documento que você deseja a granel.</li> <li>Inserir «titulares de lugar» no documento que correspondem às partes do arquivo de dados.</li> <li>Selecione quais entradas no arquivo de dados são para preencher os titulares de' lugar'.</li> <li>Mesclar o documento e o arquivo de dados</li> </ol>Se alguns (ou todos) de que não fazem sentido agora, não se preocupe, tudo é detalhado passo a passo abaixo, utilizando a nota fiscal e fatura e Microsoft Office Word 2007, Open Office Writer de 2.2 como exemplos. Basta ter em mente que você está lendo que qualquer programa que anuncia um recurso de mala direta precisa ter maneiras de fazer os passos acima, você tem que fazer é descobrir quais botões apertar para fazê-los (e se não é imediatamente óbvio, em seguida, você pode querer considerar u Cante outro programa!).</p>

<p> <b>Etapa 1: Criar um arquivo de dados</b> </p>

<p>O ponto desta etapa é criar um arquivo que é capaz de ser entendida por qualquer programa que está a fazer a mesclagem. Quase todos os programas que podem mala direta (incluindo o Microsoft Word e Open Office Writer) são que um tipo de arquivo chamado 'CSV' assim, quando queremos criar um arquivo de dados de dentro de factura, factura automaticamente 'exporta' o arquivo como 'CSV' ' entender '. Existem duas possibilidades diferentes para arquivos CSV na factura:<ul> <li>Detalhes do cliente</li> <li>Relatórios</li> </ul>No nosso exemplo nós vai exportar os detalhes do cliente para um arquivo CSV. Siga etapas semelhantes àqueles encontrados abaixo para exportar um relatório, basta selecionar 'Salvar como CSV' do menu da tela relatório de arquivo.<ol> <li>Ir para ver os clientes selecionados no menu principal (ou você pode pressionar o % L_SHORTCUT_KEY % + C)</li> <li>Selecionar os clientes que você deseja exportar os dados de (Mantenha % L_SHORTCUT_KEY % e clique para selecionar vários clientes)</li> <li>Vá ao cliente no menu e selecione 'Exportar para CSV (por mala direta)'.</li> <li>Navegue até a pasta que você deseja que o arquivo a ser em e digite um nome para o arquivo e, em seguida, clique em salvar. Certifica-se de que você lembre-se ou escreve para baixo onde você salvou o arquivo, você precisará saber disso mais tarde.</li> <li>Uma caixa deve aparecer dizendo se a exportação foi bem sucedida ou não. Leia e clique Okey.</li> </ol>Parabéns! Você só te exportado o arquivo, que agora contém todos os dados a seguir para os clientes que você selecionou:<ul> <li>O nome do cliente</li> <li>A pessoa de contacto</li> <li>Nome da pessoa de contato</li> <li>As 4 primeiras linhas de seu endereço</li> <li>Número de fax do cliente</li> <li>O vendedor que lidou com o cliente</li> </ul> </p>

<p> <b>Passo 2: Ligar o arquivo para um documento</b> </p>

Esta etapa se conecta os dados e o documento conjunto pronto para ser &#39;mesclados&#39;. Instruções sobre como fazer isso para o Microsoft Office Word 2007 e Open Office Writer de 2.2 estão abaixo.

<p> <u>Microsoft Office Word 2007</u> <ol> <li>Inicie o Word.</li> <li>Clique na guia na parte superior da janela que diz 'Expedições'.</li> <li>Clique em "Selecionar destinatários" na aba de discussão, em seguida, role para baixo e selecione 'Usar lista existente...'</li> <li>Navegue até a pasta onde você exportou o arquivo CSV, selecione-o e clique em abrir.</li> </ol> </p>

<p> <u>Escritor de OpenOffice 2.2</u> <ol> <li>Inicie o escritor.</li> <li>Ir para arquivo, em seguida, selecione nova planilha.</li> <li>Na janela de planilha, abra o arquivo CSV.</li> <li>Ir para arquivo, em seguida, salvar como, na caixa suspensa, selecione o formato dBASE e clique em salvar.</li> <li>Feche o programa de planilha eletrônica.</li> <li>Volta no escritor ir para arquivo, em seguida, nova, em seguida, selecione o banco de dados.</li> <li>Na caixa que aparece, selecione 'Conectar-se a um banco de dados existente', em seguida, no menu selecione dBASE suspenso e clique em Avançar.</li> <li>Clique em procurar e localize a pasta onde você salvou o arquivo do dBASE no programa de planilha eletrônica. Selecione-o e clique Okey, em seguida, clique em Avançar.</li> <li>Certifique-se de que 'Sim, registre-se para o banco de dados para mim' está selecionada e ambas as caixas de seleção não estão selecionadas. Clique em concluir e salvar esse arquivo onde você salvou o arquivo do dBASE.</li> <li>Finalmente vá para exibir e clique em 'Fontes de dados', se o arquivo não está lá em seguida, clicar na janela da esquerda ir para 'Registrado bancos de dados...' selecione seu arquivo e clique em okey.</li> </ol> </p>

<p> <b>Etapa 3: Escrever o documento</b> </p>

Isto é bastante auto-explicativo. A única diferença é que sempre que você quiser escrever algo que iria estar contidos no arquivo de dados que você apenas conectado, deixar um espaço. Se você se sentir confiante, você pode combinar esta etapa com próximo inserindo espaços reservados, como você vai para salvar você ter que voltar mais tarde.

Dica: Verifique se você coloque espaços onde eles são necessários em torno dos detentores de lugar, não são colocados para você, por exemplo, caro &lt;&gt; &lt; customer_name=&quot;&quot;&gt; &gt;, mescla de-&gt; caro Bob, onde tão querido&lt;&gt; &lt;/&gt; &lt; customer_name=&quot;&quot;&gt; &lt;/&gt; &gt;, mesclagens para-&gt; DearBob,

<p> <b>Etapa 4: Inserir espaços reservados</b> </p>

Esta etapa é para dizer o programa onde colocar partes diferentes do arquivo de dados. Para fazer isso você inserir espaços reservados no lugar onde normalmente manualmente digite os dados. Quando você eventualmente fundir-se, estes espaços reservados serão substituídos com os dados do arquivo de dados.

<p> <u>Microsoft Office Word 2007</u> <ol> <li>Clique na parte do documento onde você deseja inserir o espaço reservado.</li> <li>Clique em 'Inserir campo de mesclagem' na aba de discussão, em seguida, role para baixo e selecione o titular de lugar que você deseja inserir.</li> </ol> </p>

<p> <u>Escritor de OpenOffice 2.2</u> <ol> <li>Clique no sinal de mais ao lado de seu banco de dados na janela de fonte de dados exibir.</li> <li>Clique no sinal de mais ao lado do ícone de tabelas.</li> <li>Clique duas vezes na tabela que está listada.</li> <li>Na janela à direita você verá todos os dados contidos no arquivo organizado em colunas. Clique e arraste os nomes de coluna no documento onde você deseja que os detentores de lugar.</li> </ol> </p>

<p> <b>Passo 5: Selecione as partes do arquivo de dados</b> </p>

<p> <u>Microsoft Office Word 2007</u> <ol> <li>Clique em 'Editar lista de destinatários' na aba de discussão.</li> <li>Marque ou desmarque as caixas apropriadas que correspondem os dados que você deseja inserir.</li> </ol> </p>

<p> <u>Escritor de OpenOffice 2.2</u> <ol> <li>Clique no botão 'Mala direta' na barra de ferramentas do fontes de dados.</li> <li>Vá para a etapa 6, você pode clicar a esquerda e direita setas para visualizar como o documento final vai ficar, se há uma parte específica do arquivo, você não quer incluído em seguida, visualizá-lo e marque a caixa 'excluem este destinatário'.</li> </ol> </p>

<p> <b>Passo 6: mesclar</b> </p>

<p> <u>Microsoft Office Word 2007</u> <ol> <li>Clique em 'Finish & mesclar' na aba de discussão, role para baixo e selecione 'Editar documentos individuais...'</li> <li>Selecione 'Tudo' e clique em Okey</li> <li>Um novo documento irá aparecer com a fusão bem cuidada! Certifica-se de que você salvar, imprime, enviar e-mail ou fazer tudo o que você queria fazer com o documento antes de fechá-lo.</li> </ol> </p>

<p> <u>Escritor de OpenOffice 2.2</u> <ol> <li>Ainda no assistente de mala direta, tendo concluído a etapa 6, vá para a etapa 8.</li> <li>Isso abrirá o documento mesclado, a partir daqui, você é apresentado com várias opções, cada um é bastante auto-explicativo.</li> </ol> </p>