Dokumentkoppling är ett kraftfullt verktyg som ingår i de flesta nya ordbehandlingsprogram. När det förstås och används effektivt kan det minska den tid det tar att göra bulkuppgifter, som att skicka brev till kunder, exponentiellt. Det här avsnittet av hjälpen är inte bara begränsat till export från Faktura heller, om du tar dig tid att läsa och experimentera med vad som sägs på den här sidan kan du ställa in Dokumentkoppling med andra program som ökar produktiviteten ännu mer. För att göra det enklare, läs instruktionerna helt innan du följer dem steg för steg.

Dokumentkoppling är en 6-stegsprocess:

  1. Skapa en datafil.
  2. Anslut filen till ett dokument.
  3. Skriv det dokument som du vill mass skicka.
  4. Infoga platshållare i dokumentet som motsvarar delar av datafilen.
  5. Välj vilka poster i datafilen som ska fyllas i platshållarna.
  6. Sammanfoga datafilen och dokumentet
Om en del (eller allt) av det inte är meningsfullt nu inte oroar dig, beskrivs allt steg för steg nedan med Faktura och Microsoft Office Word 2007 och Faktura och Öppna Office 2.2 Writer som exempel. Tänk bara på när du läser att alla program som annonserar en dokumentkopplingsfunktion måste ha sätt att göra ovanstående steg, allt du behöver göra är att ta reda på vilka knappar du ska trycka på för att göra dem (och om det inte är omedelbart uppenbart kanske du vill överväga att använda ett annat program!).

Steg 1: Skapa en datafil

Poängen med det här steget är att skapa en fil som kan förstås av vilket program som helst som gör sammanslagningen. Nästan alla program som kan koppla dokument (inklusive Microsoft Word och Open Office Writer) kan förstå en filtyp som heter CSV så när vi vill skapa en datafil inifrån Faktura exporterar Faktura automatiskt filen som CSV. Det finns två olika möjligheter för CSV-filer inom Faktura:

I vårt exempel exporterar vi kundinformationen till en CSV-fil. Följ liknande steg som de som finns nedan för att exportera en rapport, välj bara Spara som CSV på rapportskärmens arkivmeny.
  1. Gå till vyn och välj sedan Kunder på huvudmenyn (eller så kan du trycka på Ctrl+C)
  2. Välj de kunder som du vill exportera data från (håll ned Ctrl och klicka för att välja flera kunder)
  3. Gå till Kund på menyn och välj Exportera till CSV (för Dokumentkoppling).
  4. Navigera till den mapp som du vill att filen ska finnas i och skriv ett namn på filen och klicka sedan på Spara. Se till att du kommer ihåg eller skriver ner var du har sparat filen eftersom du behöver veta detta senare.
  5. En ruta ska dyka upp som säger om exporten har lyckats eller inte. Läs den och klicka på OK.
Grattis! Du har just exporterat filen, som nu innehåller alla följande data för de kunder du har valt:

Steg 2: Ansluta filen till ett dokument

Det här steget kopplar samman datafilen och dokumentet som är redo att slås samman. Instruktioner om hur du gör detta för Microsoft Office Word 2007 och Open Office 2.2 Writer finns nedan.

Microsoft Office Word 2007

  1. Starta Word.
  2. Klicka på fliken högst upp i fönstret där det står Utskick.
  3. Klicka på Välj mottagare på fliken Utskick och rulla sedan nedåt och välj Använd befintlig lista...
  4. Navigera till mappen där du exporterade CSV-filen, markera den och klicka på Öppna.

Öppna Office 2.2-författare

  1. Starta författare.
  2. Gå till Arkiv och välj sedan Kalkylblad.
  3. Öppna CSV-filen i kalkylbladsfönstret.
  4. Gå till Arkiv och spara sedan, välj dBASE-formatet i listrutan och klicka på Spara.
  5. Stäng kalkylbladsprogrammet.
  6. Tillbaka i Writer går till Arkiv och sedan Ny och väljer sedan Databas.
  7. I rutan som dyker upp väljer du Anslut till en befintlig databas och välj sedan dBASE på rullgardinsmenyn och klicka på Nästa.
  8. Klicka på Bläddra och hitta mappen där du sparade dBASE-filen i kalkylbladsprogrammet. Markera den och klicka på OK och klicka sedan på Nästa.
  9. Kontrollera att Ja, registrera databasen åt mig är markerad och att båda kryssrutorna INTE är markerade. Klicka på Slutför och spara filen där du sparade dBASE-filen.
  10. Slutligen gå till Visa och klicka på 'Datakällor' om din fil inte finns där och högerklicka på det vänstra fönstret gå till 'Registrerade databaser...' markera filen och klicka på ok.

Steg 3: Skriv dokumentet

Det här är ganska självförklarande. Den enda skillnaden är att när du vill skriva något som skulle finnas i datafilen du just anslutit, lämna ett utrymme. Om du känner dig säker kan du kombinera det här steget med nästa infogar platshållare när du går för att spara att du måste komma tillbaka senare.

Tips: Se till att du sätter utrymmen där de behövs runt platshållarna, de är inte instängt för dig, t.ex. Dear < < Customer_Name> > , sammanslagningar till -> Dear Bob, där som Dear < < Customer_Name> > , sammanfogar till -> DearBob,

Steg 4: Sätt in platshållare

Det här steget är att tala om för programmet var olika delar av datafilen ska placeras. För att göra detta infogar du platshållare på den plats där du normalt skulle skriva data manuellt. När du så småningom sammanfogar kommer dessa platshållare att ersättas med data från datafilen.

Microsoft Office Word 2007

  1. Klicka på den del av dokumentet där du vill infoga platshållaren.
  2. Klicka på Infoga kopplingsfält på fliken Utskick och bläddra sedan nedåt och välj den platshållare du vill infoga.

Öppna Office 2.2-författare

  1. Klicka på plus bredvid databasen i fönstret Visa datakälla.
  2. Klicka på plus bredvid ikonen Tabeller.
  3. Dubbelklicka på tabellen som visas.
  4. I fönstret till höger bör du se alla data som finns i filen ordnade i kolumner. Klicka och dra kolumnnamnen till det dokument där du vill ha platshållarna.

Steg 5: Markera delar av datafilen

Microsoft Office Word 2007

  1. Klicka på Redigera mottagarlista på fliken Utskick.
  2. Markera eller avmarkera lämpliga rutor som motsvarar de data som du vill infoga.

Öppna Office 2.2-författare

  1. Klicka på knappen Koppla dokument från verktygsfältet datakällor.
  2. Gå till steg 6, du kan klicka på vänster och höger pilar för att förhandsgranska hur det färdiga dokumentet kommer att se ut, om det finns en viss del av filen du inte vill inkludera, förhandsgranska den och markera rutan Uteslut den här mottagaren.

Steg 6: Sammanfoga

Microsoft Office Word 2007

  1. Klicka på Slutför & sammanslagning på fliken Utskick, rulla nedåt och välj Redigera enskilda dokument...
  2. Välj Alla och klicka på OK
  3. Ett nytt dokument kommer att dyka upp med all sammanslagning som tas om hand! Se till att du sparar, skriver ut, e-postar eller gör vad du vill med dokumentet innan du stänger det.

Öppna Office 2.2-författare

  1. Fortfarande i guiden koppla dokument när steg 6 har slutförts går du till steg 8.
  2. Detta kommer att öppna det sammanslagna dokumentet, härifrån presenteras du med flera alternativ var och en är ganska självförklarande.