Um eine Rechnung zu erstellen, klicken Sie auf Rechnung in der Symbolleiste im Hauptfenster.
Erstellen Sie eine Rechnung von einem bestehenden Angebot oder einem bestehenden Auftrag
Im Bereich Rechnung in der oberen rechten Ecke in diesem Fenster finden Sie ein Drop-down-Menü mit der Bezeichnung Verwendung von. Klicken Sie darauf, um ein vorhandenes Angebot, einen vorhandenen Auftrag oder einen Rechnungsentwurf auszuwählen. Wählen Sie das Angebot, den Auftrag oder den Entwurf im eingeblendeten Fenster aus, indem Sie dies in der Liste markieren und die Schaltfläche Auswählen drücken. Die Daten vom Angebot, dem Auftrag oder dem Entwurf werden dann in der neuen Rechnung für Sie ausgefüllt. Sie können jegliche Informationen ändern, die zur Aktualisierung der Rechnung notwendig sind. Wenn Sie fertig sind, sehen Sie „Die Rechnung abschließen“ unten.
Neue Rechnung erstellen
Geben Sie die Kundendaten ein
Sie können entweder den Namen eines bestehenden Kunden vom Drop-down-Menü auswählen. Dadurch werden dessen gespeicherte Daten für Sie in die entsprechenden Felder eingegtragen (wie Versandinformationen) oder Sie können den Namen und die Adresse eines neuen Kunden in die Felder eingeben.
Rechnungsdaten eingeben
Oben rechts können Sie das Datum festlegen, zu welchem die Rechnung erstellt wurde und die Verkäuferin / den Verkäufer. Unten in diesem Fenster können Sie jegliche Notizen eingeben, die die Rechnung betreffen, welche erstellt wird.
Geben Sie die Artikelbeschreibung ein
Klicken Sie in die Artikelliste, um einen neuen Artikel zur Rechnung hinzuzufügen. Wenn Sie bereits vorhandene Artikel haben, geben Sie entweder die Artikelnummer in die Artikelspalte ein oder wählen diese dort aus oder wählen Sie das Produkt vom Drop-down-Menü in der Beschreibungsspalte. Passen Sie die Anzahl in der Stückzahlspalte an und die Zwischensumme wird automatisch für Sie aktualisiert.
Wenn der Artikel, welchen Sie eingeben, noch nicht zum System hinzugefügt wurde, dann können Sie die Artikeldaten in die Artikelliste eingeben und Express Invoice wird die neuen Artikelinformationen speichern, wenn Sie mit dem Ausfüllen der Rechnung fertig sind.
Die Rechnung abschließen
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, sobald Sie das Ausfüllen der Rechnungsdaten abgeschlossen haben. Sie können die Rechnung entweder als Entwurf speichern oder diese im System erfassen. Um zu speichern oder zu erfassen, wählen Sie eine der Optionen vom Drop-down-Menü Erfassen unten im Fenster:
Wenn der Versand wiederkehrender Rechnungen fällig ist, muss dies zuerst bestätigt werden. Dann werden die Rechnungen mittels der zuletzt verwendeten Methode (d.h. drucken, E-Mail, Fax) automatisch versandt.
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