Entrer une transaction
Entrez les détails de la transaction, dont le bénéficiaire du paiement, le montant, une note de journal (facultatif) et le compte duquel prélever le paiement. Si vos comptes sont déséquilibrés, vous ne pourrez pas finaliser la transaction dans Express Accounts avant qu'ils le soient. La barre d'état sous la liste des comptes au bas de la fenêtre vous avertira si vos comptes sont déséquilibrés.
- Pour plus d'information sur les détails de la boîte de dialogue Paiements et achats, veuillez consulter la rubrique Paiements et achats de la section Références d'écrans de ce manuel.
Pour plus d'informations sur la configuration de la numérotation des paiements, veuillez consulter la rubrique Options ~ Comptabilité de ce manuel.
Vous pouvez enregistrer le paiement comme règlement en espèces ou par chèque. Pour préciser, cliquez sur le triangle à côté du bouton Enregistrer dans la partie inférieure de la boîte de dialogue.
Créer et utiliser les modèles de paiement
Pour les paiements que vous effectuez régulièrement, vous pouvez utiliser Express Accounts pour configurer un modèle, afin de gagner du temps.
Entrez une transaction de paiement comme décrit plus haut, mais avant d'enregistrer la transaction, cliquez sur le bouton Enregistrer comme modèle dans le coin inférieur gauche de la boîte de dialogue. Entrez un nom pour le modèle et cliquez sur OK. Le modèle sera utilisable la prochaine fois que vous entrerez un paiement ou un achat.
Pour utiliser un modèle, ouvrez la boîte de dialogue des paiements et des transactions comme décrit plus haut, puis cliquez sur le bouton Utiliser le modèle dans le coin inférieur gauche de la boîte de dialogue. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser et cliquez sur Charger. Le modèle de paiement sera chargé dans la boîte de dialogue Paiements et achats. Vérifiez que les détails correspondent bien à vos attentes, puis cliquez sur Enregistrer pour imputer le paiement.
Voir également ces rubriques dans la section Références d'écrans :
Écritures de journal manuelles
Les paiements et achats généraux ne doivent pas être saisis comme des écritures de journal manuelles, mais dans certains cas, il se peut que vous ayez besoin de tenir compte de modifications sur vos comptes à l'aide de cette méthode. Consultez votre expert comptable si vous avez des incertitudes sur les cas où vous pouvez recourir à la saisie manuelle des écritures de journal.
Pour entrer un paiement ou un achat manuellement dans le journal, commencez par ouvrir le journal lui-même en cliquant sur le menu Transaction et sélectionnez Écriture de journal manuelle pour ouvrir la boîte de dialogue Écriture de journal. Cette boîte de dialogue se trouve dans la fenêtre Journal, en cliquant sur le bouton Ajouter dans la barre d'outils.
Sélectionnez à quel journal imputer l'écriture et créez une note de journal (facultatif). Dans la zone Affectation de compte, sélectionnez le compte auquel débiter les fonds, et le compte pour lesquel créditer ces fonds. Ceci peut aussi être fait avec plusieurs comptes (entrées multiples). Lorsque les comptes sont équilibrés, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer l'écriture de journal.
Afficher et modifier les paiements
Toutes les écritures de paiement et d'achats sont visibles dans le journal. Pour ouvrir le journal, cliquez sur l'icône Journal dans la barre d'outils d'un onglet ou en appuyant sur Ctrl+V. Lorsque la fenêtre Afficher le journal s'ouvre, vous pouvez voir une liste de toutes les écritures de journal, qu'il s'agisse de paiements, d'encaissements, de ventes ou d'achats, par défaut. Pour afficher tous les paiements, sélectionnez l'onglet Paiements. Pour modifier un paiement, cliquez sur une écriture de paiement, puis cliquez sur le bouton Modifier dans la barre d'outils pour ouvrir la boîte de dialogue Écriture de journal. Vous pouvez modifier le montant et les comptes d'origine ou de destination du paiement. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications.