Si votre société vend des articles ou des services, Express Accounts les conserve dans une liste, pour que vous puissiez les ajouter rapidement à des devis, des commandes et des factures. Si vous ajoutez des services, entrez-les comme des articles, Express Accounts ne faisant pas la distinction entre les deux. Il existe trois moyens d'ajouter des nouveaux articles et services au système : par la fenêtre Nouvelle facture, en utilisant la liste d'articles et en important des articles.

Ajouter des articles par le biais de la fenêtre Nouvelle facture, Nouveau devis ou Nouvelle commande

C'est une façon efficace d'ajouter des nouveaux articles et services à Express Accounts, puisque les articles sont créés en même temps que vous créez une facture client, un devis ou une commande. Pendant que vous créez une nouvelle facture, un nouveau devis ou une nouvelle commande, tout article que vous entrez et qui na pas encore été ajouté à Express Accounts sera automatiquement ajouté à la liste Articles une fois que la facture, le devis ou la commande seront enregistrés ou sauvegardés. Chaque nouvel article entré comprendra le numéro de l'article, sa description, sa valeur unitaire et les taxes.

Remarque : si vous souhaitez effectuer un suivi des quantités de stocks, vous devrez modifier l'article dans la liste des articles (voir ci-dessous).

Voir Nouvelle facture/Modifier une facture, Nouveau devis/modifier un devis et la rubrique Nouvelle commande/modifier une commande dans la section Références d'écrans de ce manuel pour des détails sur la saisie de ces formulaires.

Ajouter des articles avec la liste des articles

Pour ouvrir la liste des articles, cliquez sur l'icône Afficher dans la barre d'outils et sélectionnez Articles. Pour ajouter un nouvel article, cliquez sur l'icône Ajouter dans la barre d'outils. La boîte de dialogue Article contient deux onglets. Sous le premier onglet, Article, remplissez les détails concernant l'article. Si vous souhaitez gérer les niveaux de stocks avec Express Accounts, cliquez sur l'onglet Stock et entrez vos niveaux de quantité actuelle, de quantité idéale et de quantité de sécurité. Cliquez sur OK pour enregistrer le nouvel article ou la nouvelle prestation de service.

Pour modifier un article ou service existant dans la liste des articles, sélectionnez l'article et cliquez sur l'icône Modifier dans la barre d'outils.

Voir les rubriques Article ~ Article et Article ~ Stock dans la section Références d'écrans de ce manuel pour plus d'informations sur le boîte de dialogue Article.

Importer des articles d'un fichier CSV File ou d'une autre entreprise Express Accounts

D'un fichier CSV - Vous pouvez importer une liste d'articles que vous avez utilisée précédemment pour gagner du temps dans la saisie de nouveaux articles dans Express Accounts. Pour importer une liste, ouvrez la liste Articles, cliquez sur le menu Article et cliquez sur Importer les articles du format CSV. Recherchez l'emplacement du fichier CSV et ouvrez-le. La boîte de dialogue Correspondance des champs CSV s'ouvre dans Express Accounts. Vous devrez faire correspondre les colonnes du fichier CSV avec les titres des colonnes d'Express Accounts. Pour plus d'informations sur cette opération, veuillez consulter la rubrique d'aide Correspondance des champs CSV de la section Références d'écrans de ce manuel.

À partir d'une autre entreprise Express Accounts - Pour importer les articles d'une autre entreprise dans Express Accounts, ouvrez la liste Articles, cliquez sur Article et cliquez sur Importer des articles d'autres entreprises. Une boîte de dialogue s'ouvre. Sélectionnez l'entreprise de laquelle vous souhaitez importer les articles dans la fenêtre supérieure et les articles s'affichent dans la fenêtre inférieure. Désélectionnez tous les articles que vous ne souhaitez pas importer. Cliquez sur le bouton Importer lorsque vous avez terminé.