Opérations fréquentes - Ajouter des nouveaux clients

Si votre société vend des articles ou des services à des clients réguliers, Express Accounts les conserve dans une liste, pour que vous puissiez créer rapidement des devis, des commandes et des factures pour vos clients. Express Accounts garde également en mémoire les informations de cartes bancaires des clients et vous indique si les clients sont à jour avec leur compte à échéance.

Il existe trois moyens d'ajouter des clients au système : par le biais de la fenêtre Nouvelle facture, Nouveau devis ou Nouvelle commande ; en utilisant la liste des clients ou important une liste de clients.

Ajouter des clients par le biais de la fenêtre Nouvelle facture, Nouveau devis ou Nouvelle commande

C'est une façon efficace d'ajouter des nouveaux clients à Express Accounts, puisque les fiches clients sont créées en même temps que vous créez une facture client, un devis ou une commande. Pendant que vous créez une nouvelle facture, un nouveau devis ou une nouvelle commande, si vous entrez un nouveau client dans le champ Facturer le client, le nom du client sera enregistré automatiquement une fois que la facture, le devis ou la commande sera enregistré(e) ou sauvegardé(e).

Veuillez noter que cette méthode n'enregistre que le nom du client, mais pas ses coordonnées de contact. Pour ajouter toutes les informations, entrez le nom du nouveau client dans le champ, puis cliquez sur le bouton Modifier la fiche client. à droite du champ Client, puis entrez les informations supplémentaires dans la boîte de dialogue Client (voir plus bas pour des détails supplémentaires).

Pour plus d'informations sur les factures, les devis et les commandes, voir Nouvelle facture/Modifier une facture, Nouveau devis/modifier un devis et la rubrique Nouvelle commande/modifier une commande dans la section Références d'écrans de ce manuel pour des détails sur la saisie de ces formulaires.

Ajouter des clients à la liste des clients

Pour ouvrir la liste des clients, cliquez sur l'icône Afficher dans la barre d'outils et sélectionnez Clients. Pour ajouter un nouveau client, cliquez sur l'icône Ajouter dans la barre d'outils. La boîte de dialogue Client s'ouvre, elle contient quatre onglets :

Client - Entrez les coordonnées de contact du client, notamment son adresse de facturation.
Carte de crédit - Entrez les données de carte de crédit ou bancaire pour un paiement rapide. Les numéros de cartes de crédit/bancaires s'affichent en pointillés pour protéger les informations du client.
Autre - Entrez l'adresse et les préférences d'expédition du client.
Infos - Consultez les informations de relevé de compte du client pour voir rapidement s'il est à jour avec son compte. Cet onglet n'est pas visible lorsqu'un nouveau client est créé dans la liste Client la première fois uniquement.

Cliquez sur OK pour enregistrer la nouvelle fiche client.

Pour modifier un client existant dans la liste des clients, sélectionnez le client et cliquez sur l'icône Modifier dans la barre d'outils.

Importer des articles d'un fichier CSV File ou d'une autre entreprise Express Accounts

D'un fichier CSV - Vous pouvez importer une liste de clients que vous avez utilisée précédemment dans un autre programme pour gagner du temps dans la saisie de nouveaux clients dans Express Accounts. Pour importer une liste, ouvrez la liste Clients, cliquez sur le menu Client et cliquez sur Importer les clients du format CSV. Recherchez l'emplacement du fichier CSV et ouvrez-le. La boîte de dialogue Correspondance des champs CSV s'ouvre dans Express Accounts. Vous devrez faire correspondre les colonnes du fichier CSV avec les titres des colonnes d'Express Accounts. Pour des informations détaillées sur cette opération, veuillez consulter la rubrique d'aide Correspondance des champs CSV de la section Références d'écrans de ce manuel.

À partir d'une autre entreprise Express Accounts - Pour importer les clients d'une autre entreprise dans Express Accounts, ouvrez la liste Clients, cliquez sur le menu Client et cliquez sur Importer des clients d'autres entreprises. Une boîte de dialogue s'ouvre. Sélectionnez l'entreprise de laquelle vous souhaitez importer les clients dans la fenêtre supérieure et les clients s'affichent dans la fenêtre inférieure. Désélectionnez tous les clients que vous ne souhaitez pas importer. Cliquez sur le bouton Importer lorsque vous avez terminé.

Voir aussi :