Créer une nouvelle facture
Cliquez sur le menu Recettes et sélectionnez Nouvelle facture ou cliquez sur l'icône Facture dans la barre d'outils de l'onglet Recettes pour ouvrir la boîte de dialogue Nouvelle facture.
Créer une commande client à partir d'un devis, d'une commande ou d'un brouillon de facture existants - Dans le menu déroulant Utilisation dans le coin supérieur gauche, sélectionnez Devis, Commande ou Brouillon de facture. Une liste contenant les enregistrements spécifiés s'ouvre. Sélectionnez le devis, la commande ou le brouillon de facture et cliquez sur l'icône de sélection dans la barre d'outils. Les détails de l'enregistrement s'affichent sur le formulaire de la facture. Vous pouvez modifier les informations ou les articles, puis enregistrer la facture.
Créer une nouvelle facture - Commencez par remplir la facture en sélectionnant le nom du client dans la zone déroulante Facturer le client et son adresse de facturation et d'expédition seront remplies automatiquement. Si vous créez une facture pour un nouveau client, tapez simplement le nom de ce client dans le champ Facturer le client et remplissez son adresse.
Entrez les articles ou services dans la facture en cliquant n'importe où à l'intérieur de la liste des articles pour créer un nouvel article. Cliquez dans la cellule Article ou Description et utilisez le menu déroulant pour localiser rapidement un article par son code ou sa description. Pour les nouveaux articles, entrez les détails dans la facture et les détails s'ajouteront à votre liste d'articles automatiquement et seront disponibles la prochaine fois que vous souhaiterez créer un devis, une commande ou une facture. Entrez la quantité et les totaux seront automatiquement mis à jour.
Enregistrez la facture en cliquant sur Enregistrer dans la partie inférieure de l'écran. Pour d'autres options d'enregistrement, dont Enregistrer et Imprimer, cliquez sur le triangle à droite du bouton Enregistrer.
Pour plus de détails sur tous les champs de la boîte de dialogue Nouvelle facture, consultez la rubrique Nouvelle facture dans la section Références d'écrans de ce manuel.
Créer un calendrier de factures périodiques
Si une facture doit être envoyée régulièrement, Express Accounts permet d'automatiser une partie du processus en créant des calendriers de factures périodiques.
Pour créer un calendrier de factures périodiques, remplissez la facture comme à l'accoutumée, puis sélectionnez Enregistrer comme périodique dans le menu déroulant au bas de la fenêtre. La boîte de dialogue Calendrier des factures périodiques s'ouvre. Remplissez les données correspondant à la date à laquelle la première facture doit être planifiée, la fréquence d'envoi de la facture, quelle action prendre pour enregistrer, imprimer ou envoyer la facture, puis cliquez sur OK pour enregistrer le calendrier.
Lorsqu'une facture périodique doit être envoyée, un lien Traiter les factures périodiques s'affiche dans la liste À faire dans la barre de navigation. Cliquez sur ce lien pour qu'Express Accounts traite toutes les factures périodiques planifiées pour être envoyées.
Vous pouvez afficher une liste de toutes les factures périodiques en sélectionnant l'option Factures périodiques dans le menu Afficher. Dans la liste Factures périodiques, vous pouvez sélectionner une facture périodique et modifiez les détails de la facture ou modifiez le calendrier périodique.
Pour plus de détails sur la manière de remplir un calendrier de facture périodique, voir Calendrier des factures périodiques dans la section Références d'écrans de ce manuel.
Afficher les factures existantes
Pour consulter une liste de toutes les factures, cliquez sur l'icône Afficher dans la barre d'outils et sélectionnez Factures. Par défaut, la liste n'affiche que les factures enregistrées. Pour afficher toutes les factures ou seulement les brouillons, utilisez le menu déroulant intitulé Afficher les factures pour sélectionner.
Pour plus détails sur la liste des factures, voir la rubrique Liste des factures dans la section Références d'écrans de ce manuel.
Factures impayées
Lorsque l'échéance arrive pour contacter les clients en retard, vous pouvez utiliser le rapport de comptes impayés ou la liste des clients.
Rapport de comptes impayés - Pour accéder au rapport des comptes impayés, cliquez sur l'onglet Rapports et sélectionnez Rapport de comptes impayés dans la fenêtre principale. Vous pouvez trier la liste par client ou par date d'échéance pour obtenir une idée des arriérés qui vous sont dûs et par quels clients.
Liste des clients - Pour accéder à la liste des clients, cliquez sur l'icône Afficher dans la barre d'outils et sélectionnez Clients. La liste des clients contient le solde de tous les clients, la date d'échéance la plus proche et le numéro de leur dernière facture.
Envoyer des relevés automatiques
Vous pouvez envoyer des relevés mensuels automatiques aux clients en retard. Pour ce faire, cliquez sur Options dans la barre d'outils, puis cliquez sur l'onglet Société et configurez la section Relevés automatiques.
Réception de paiement de factures
Pour imputer un paiement à une facture, dans l'onglet Recettes, cliquez sur le bouton Paiement dans la barre d'outils. La boîte de dialogue des paiements s'ouvre. Sélectionnez un client dans le menu déroulant Client, les factures impayées de ce client s'affichent dans la section Factures de cette boîte de dialogue. Tout montant entré dans le champ Montant sera imputé aux factures, par ordre de date d'échéance.
Veuillez noter que la section sur les factures n'est fournie qu'à titre de référence. Express Accounts impute les paiements sur un compte client et non à des factures spécifiques.
Pour plus détails sur la boîte de dialogue Paiement, voir la rubrique Paiement dans la section Références d'écrans de ce manuel.
Voir aussi :